¿Cuáles son los reportes esenciales que debe incluir un software ERP?

Los reportes son herramientas imprescindibles para la buena gestión empresarial y la toma de decisiones porque proporcionan a los gerentes datos clave para tener una visión clara y precisa de la situación de la empresa en un periodo determinado. Como el mercado de software de gestión empresarial es vasto, existen tantos reportes como proveedores de software.

En este artículo veremos qué informes o análisis son imprescindibles para garantizar una buena gestión empresarial.

 

Beneficios de los reportes ERP

Si has optado por un software de gestión integrada donde tus datos estén centralizados, los reportes de gestión ofrecidos por los ERP te ayudan a tener:

-Mayor visibilidad y control: los reportes permiten tener visibilidad en tiempo real del inventario, las ventas y las finanzas, lo que te permite reaccionar rápidamente ante cualquier problema operativo.

-Mejora en la toma de decisiones: los reportes permiten analizar datos durante un periodo determinado (año, mes, semana, día) facilitando la identificación de tendencias, demanda futura e identificación de áreas de mejora.

-Cumplimiento y mejor gestión de riesgos: Ciertos sectores están sujetos a requisitos estrictos y el análisis de los informes juega un papel crucial para garantizar su cumplimiento. Los informes también ayudan a mantener registros precisos en caso de una auditoría para evitar sanciones y cumplir con los estándares regulatorios.

 

Reportes esenciales por área de negocio

En todas las áreas de negocio, los datos representan un recurso clave y pueden ser analizados mediante un software ERP y entregados como reportes. Compartimos contigo una lista no exhaustiva de los principales informes de análisis que debe ofrecer un software ERP.

 

Reportes de Recursos Humanos

• Informe del histórico laboral: preserva el histórico de todos los empleados que trabajaron y trabajan actualmente en tu empresa, cambios salariales, etc...

• Reporte de centro de costos: comunica los costos relativo a los recursos humanos (nómina, gastos de viajes, entre otros) con el área de Finanzas.

• Reporte de Nómina: muestra el detalle de los pagos realizados a los trabajadores durante un periodo de tiempo específico. 

 

Reportes de compras/ventas

• Reporte de seguimiento de compras/ventas: proporciona información detallada sobre las diferentes fases del ciclo de venta (cotizaciones / pedidos / remisiones) y compra (requisiciones / cotizaciones / órdenes de compra).

• Reporte de compras/ventas por cliente/proveedor: proporciona datos sobre el porcentaje de ventas/compras, productos vendidos/comprados por cliente /proveedor para facilitar la gestión empresarial.

• Reporte de Devoluciones de Ventas: permite identificar por qué tus clientes realizan devoluciones, ya que allí puedes encontrar oportunidades de mejora comercial.

 

Reportes contables

• Balance General: presenta todas las cuentas de tu empresa, así como el saldo a la fecha elegida. Este informe es la suma de todos los activos, pasivos, patrimonio, gastos e ingresos.

• Estado de Resultados: reúne todos los ingresos y resta de esta suma todas las compras y los gastos para establecer la rentabilidad de las actividades de tu empresa.

• Reportes Especiales por Centro de Costos: permite visualizar, para cada centro de costos, todas las facturas de compra pendientes de pago, detallando los terceros involucrados y los montos afectados.

 

Reportes financiero

• Resumen de CFDI: proporciona información detallada sobre los comprobantes emitidos/recibidos en determinadas fechas o periodos de tiempo.  

• Reporte de cuentas por pagar/cobrar: proporciona información sobre tus clientes/proveedores y facturas pendientes de pago u obligaciones de pago, permitiendo una mejor gestión del flujo de caja.

• Conciliación de Bancos: este informe te permite monitorear el dinero que entra y sale de una cuenta bancaria específica y ayuda a tu empresa a realizar un seguimiento de sus transacciones financieras.

 

Reportes de inventario

• Kardex: permite conocer la existencia real de cada tipo de producto ya que brinda información detallada de las entradas y salidas de tus productos.

• Stock crítico/ punto de reorden: identifica los productos que necesitan reponerse pronto, para que puedas mantenerlos en constante circulación.

• Reporte general de inventario: permite tener una visión general de las existencias, productos vendidos por categoría, por almacén, por punto de venta.

 

Criterios de selección de los reportes

 

1. Personalización

Para algunos informes, a medida que tu negocio evolucione, se agregarán nuevos procesos y es posible que necesites analizar nuevos parámetros o reportes.

 

2. Tiempo real

Como se mencionó anteriormente, los reportes son herramientas esenciales en la gestión empresarial, por lo que para que tomes decisiones lo más rápido posible, deben estar actualizados en tiempo real y disponibles de forma inmediata.

 

3. Fácil de uso

Los informes deben estar en una interfaz que sea de fácil uso y acceso, porque si los usuarios pierden tiempo buscándolos en tu software, significa menos tiempo para tomar decisiones rápidas. También deben ser fácilmente entendibles porque, cuanto más complicados sean, más tenderán tus colaboradores a evitar su uso.

 

4. Flexibilidad

Los parámetros de los reportes deben poder modificarse seleccionando un producto específico, por ejemplo, o seleccionando un período (mes, año, semana, día) para que tus gerentes tengan acceso a datos lo más precisos posible.

El proveedor de ERP también debe poder ofrecerte diferentes formatos de descarga de sus reportes para facilitar su intercambio con tus empleados y socios (Excel, PDF, etc.).

 

 

Hemos visto que los reportes pueden ser un auténtico criterio de selección a la hora de adquirir un ERP porque son fundamentales para la toma de decisiones. En ExpertEasy ERP ofrecemos informes en tiempo real, personalizables y adaptables a las necesidades de tu negocio.