¿Cómo un software ERP puede convertirse en una herramienta eficiente de gestión de inventario?

La gestión de inventario se define como un balance del estado de las existencias de tu empresa. Cuando esta tarea es manual y los stocks son importantes, esta tarea no es fácil y suele haber errores. Por eso es importante tratar con rigor la gestión de tus existencias y, para hacer más sencilla tu tarea, existen herramientas de inventario. Las herramientas tipo hoja de cálculo pueden ser útiles, pero son demasiado limitadas para ser efectivas. Para facilitar y mejorar la gestión de inventario, existen soluciones específicas de gestión de inventario.

Administrar tu inventario de manera eficiente

Para gestionar tu inventario, necesitas una buena precisión en los cálculos, de ahí la necesidad de contar con un buen sistema de gestión de inventario. La eficiencia de esta gestión se basa en varios criterios:

• La precisión. Es necesario poder conocer tus existencias de manera exacta, conocer el número, el tipo y el valor de tus productos.

• La estimación. Si tienes existencias de artículos pequeños de poco valor, es más eficiente estimar su número que contarlos uno por uno. Dado el bajo valor del objeto, la pérdida de precisión será mínima, pero el ahorro de tiempo será muy considerable.

• La facilidad de verificación. Debe ser lo más simple posible para que un tercero verifique tu inventario.

• La rapidez. Un inventario que tarda demasiado en contarse pierde rápidamente rentabilidad. Además, puede hacer que la tarea sea desmoralizadora para los empleados, por lo que es mejor optar por soluciones que ahorren tiempo.

Métodos de gestión de inventario

Para calcular tu inventario, debes elegir y aplicar un método preciso. Estos métodos se dividen en tres familias:

• Inventario intermitente: Este método consiste en realizar un recuento completo del inventario a intervalos regulares. Dentro de esta familia de métodos, se encuentra el inventario diario, que es muy preciso y útil cuando se trata de identificar problemas con los productos, el inventario semanal, que consiste en realizar un inventario cada semana, así como el inventario mensual, trimestral o incluso anual, lo que facilita la estimación de las utilidades generadas por tu negocio.

• Inventario perpetuo: Este método consiste en registrar todas las entradas y salidas de inventario. Se basa únicamente en la variación de las existencias, gracias a una identificación precisa de este último.

• Conteo cíclico: Este método consiste en contar periódicamente diferentes partes de la existencia. Es una mezcla entre inventario intermitente y permanente.

Estos métodos tienen sus ventajas y desventajas. Para el inventario intermitente, la configuración es más fácil y el costo es menor, mientras que el inventario permanente será más costoso y requerirá un sistema de gestión de inventario más complejo.
Sin embargo, este es más eficiente y evita la escasez de stock. En cuanto al inventario rotativo, es muy eficiente pero requiere de un equipo especializado.
Generalmente, si tienes muchas existencias, el inventario permanente o el inventario rotativo serán más eficientes y el uso de software de inventario será ideal. Para existencias más pequeñas, el inventario intermitente puede ser útil, pero el software de inventario siempre será un poderoso aliado.

Trazabilidad y rentabilidad

Una empresa depende del flujo de sus existencias. Esto significa que para una mejor eficiencia dentro de ella, es necesario tener un conocimiento lo más preciso posible de los flujos de entrada y salida de los productos. El uso de una herramienta de inventario adecuada te permitirá una mejor trazabilidad y visibilidad de tus existencias y, en última instancia, te permitirá aumentar tu rentabilidad. De hecho, mejorar ciertos aspectos como el cumplimiento de los tiempos de entrega de los productos, mejorará la reputación y la productividad de tu empresa. Por eso es fundamental limitar al máximo la escasez de existencias.

Los ERP como software de gestión de inventario

El software ERP (Enterprise Resource Planning) es una herramienta que le permite a una empresa administrar las diversas tareas de su negocio, como la contabilidad, las finanzas o, en nuestro caso, el inventario. El principio de un ERP es agrupar el máximo de herramientas necesarias y útiles para este fin en un único software. Un ERP todo en uno, gracias a la centralización de datos, te permitirá ahorrar tiempo, mientras que optar por soluciones separadas, aunque sean más especializadas, te hará perder tiempo; el objetivo de un ERP es optimizar y centralizar todos los procesos de tu negocio.

Hay ERPs que ofrecen opciones de personalización como ExpertEasy ERP para desarrollar soluciones especializadas en línea acorde a las necesidades de las empresas. Antes de elegir tu solución de inventario, es importante prestar atención a los siguientes puntos:

• Una perfecta consistencia de la herramienta de inventario: es decir, la posibilidad de que todos los datos de inventario de tu empresa estén agrupados, homogéneos e integrados con los demás módulos de tu solución. Esto limita los errores.

• Una minimización de costes: si la solución elegida está bien optimizada para tu empresa, te permitirá sincronizar los procesos y reducir el número de personal a cargo de las cuentas.

• Una configuración adecuada: es importante utilizar un proveedor que ofrezca una implementación. En tu empresa, es preferible asignar a una persona calificada para este proceso de implementación, logrando así que este paso transcurra sin problemas y que se eviten los errores desde el principio.

• Una herramienta consistente con el tamaño de tu empresa: la herramienta debe adaptarse al tamaño de tu empresa para evitar que tu software de inventarios quede sobredimensionado si su uso es más amplio que las necesidades de tu empresa, o subdimensionado si falla para cubrir todas las necesidades de tu negocio.

Reducir el número de errores

Como probablemente hayas escuchado, cuando se trata de contar, una máquina nunca se equivoca. En la gestión de inventario, los incidentes tienden a ocurrir constantemente. El uso de un software eficaz de gestión de inventario puede limitar estos errores. Entre los errores más comunes en la gestión de inventario se encuentran:

• Problemas de precisión. De hecho, es fácil cometer un error en el recuento de inventario. Con el objetivo de minimizarlos, un software de gestión de inventarios te podría solicitar registrar previamente la entrada de mercancías mediante un código de barras.

• Problemas de sincronización de inventario. Estos errores a menudo incluyen productos contados dos veces o sin contar, especialmente si se tienen varios almacenes. Gracias a una potente herramienta de inventario, todo está sincronizado y tienes un historial de trazabilidad del producto, lo que limita este tipo de equivocaciones.

• Problemas de falta o exceso de existencias. Si estos problemas son frecuentes, puede ser hora de cambiar a un mejor método de inventario, como el inventario perpetuo. En este caso, opta por un software ERP para facilitar el cálculo de tu inventario.

Aquí es donde entra en juego el poder de un buen software de inventario.  Como se indicó anteriormente, se pueden evitar muchos errores con un software ERP. Se trata de elegir una solución profesional adaptada a tus necesidades, el tamaño de tu empresa y tus métodos de trabajo. Una solución adecuada te permitirá reducir costes, y aumentar la productividad y rentabilidad de tu negocio.