Gestión del tiempo: ¿Cuáles son los métodos esenciales para mejorar tu productividad?

Es muy común que no tener el tiempo para hacer una tarea no proviene de la falta de tiempo, sino de la forma en que lo administras y lo optimizas. Para gestionar mejor tu tiempo de trabajo, existen varios métodos (y pequeños trucos) que han demostrado su eficiencia: depende de ti encontrar el que mejor se adapte a tu personalidad, tu situación y tus objetivos.

En este artículo veremos cuáles son los métodos imprescindibles para optimizar tu productividad.

 

Los métodos de organización

Seguramente debes conocer los conceptos básicos para optimizar tu tiempo de trabajo y tu productividad:

• definir prioridades

• determinar la lista de tareas

• planificar acciones y plazos

Pero para administrar tu agenda, no dudes en combinar o alternar estas técnicas de gestión del tiempo hasta encontrar tu ritmo de trabajo.

 

La matriz de Eisenhower

El método de la matriz de Eisenhower tiene como objetivo priorizar mejor las tareas y organizar las prioridades, según su grado de urgencia y/o importancia.

Se presenta en forma de tabla:

	URGENTE	NO URGENTE
IMPORTANTE	A: Actividades importantes y urgentes, tareas a realizar de inmediato y uno mismo.	B: Actividades importantes pero no urgentes, tareas para planificar y hacer uno mismo.
NO IMPORTANTE	C: Actividades urgentes pero sin importancia, tareas a delegar rápidamente.	D: Actividades menos urgentes y menos importantes, tareas innecesarias que abandonar.

 

El método “Trágate el sapo”

Este método de gestión del tiempo está inspirado en la cita de Mark Twain: "Trágate un sapo por la mañana y no te pasará nada peor durante el resto del día". Para llevar a cabo en primer lugar (idealmente, todas las mañanas) la tarea más tediosa y crucial en tu lista, en lugar de dispersarte en tareas pequeñas, secundarias y menos importantes. Los pasos son los siguientes:

1. Determinar un objetivo y escribirlo

2. Establecer una fecha límite

3. Hacer una lista de tareas a realizar para alcanzar tu meta

4. Organizar esta lista en orden descendente de prioridad (los más importantes primero)

5. Tomar medidas de inmediato, obviamente comenzando con el punto de "sapo" más grande

6. Aplicar este principio todas las mañanas, planificar cada día con antelación y trabajar siempre a partir de una lista

 

La técnica Pomodoro

Desarrollada por Francesco Cirillo, la técnica Pomodoro toma su nombre de un pequeño reloj de cocina utilizado para determinar periodos de 25 minutos (pomodori, “tomates” en italiano). El principio es simple: divide tu trabajo en sesiones de 25 minutos.

• Configura tu temporizador en 25 minutos y concéntrate solo en tu trabajo
• Tan pronto como suene la alarma, detente y toma un descanso de 5 minutos
• Continúa hasta que hayas completado tu tarea (después de 4 ciclos de 25 minutos, se recomienda tomar un descanso de 20 minutos)

 

Los trucos que funcionan

Más allá de estos métodos, algunos pequeños consejos cotidianos pueden ayudarte a administrar mejor tu tiempo de trabajo.

 

Demostrar agilidad

Aplicando los principios del metodo Agil, es decir, aceptar el cambio y lo inesperado; concentrarse en una tarea a la vez; definir un objetivo en lugar de todos los detalles de un proyecto.

 

Decir no

El enemigo número uno de la gestión eficaz del tiempo es la dispersión: si aceptas todo, corres el riesgo de perder el tiempo en una multitud de proyectos que consumen mucho tiempo. Por lo tanto, las personas más productivas tratan su tiempo como un bien extremadamente valioso, dándolo solo a las personas y proyectos que lo valen.

 

Saber delegar

Si una tarea te parece menos importante o no tienes la cualificación necesaria, entonces no dudes en delegar. Esto te permitirá dedicar más tiempo a las tareas que realmente importan.

 

Desconectarse

Se ha comprobado que ser solicitado constantemente por correo electrónico, whatsapp, videollamadas por lo tanto, este cambio constante entre "concentración" y "solicitud" debilita la capacidad de atención. Así que organiza plazos dedicados a tareas en segundo plano (1 hora a medio día, por ejemplo) y alerta a tus empleados de tu falta de disponibilidad.

 

Administra mejor tu tiempo: herramientas que ayudan

Para ahorrar tiempo y mejorar tu capacidad de organización, compartimos 5 herramientas útiles:

• Pomofocus: un sitio simple para implementar fácilmente el método pomodoro.

• BlockSite: una extensión de Chrome para bloquear las distracciones durante tus horas de trabajo.

• Calendy: una herramienta para programar reuniones o llamadas sin enviar correos electrónicos.

• Monday: una herramienta de planificación para realizar un seguimiento del trabajo en equipo.