¿Que área de tu empresa debe administrar tu ERP?

Un ERP es una solución que ayuda en la gestión empresarial a través de un software administrativo y centralizado. Permite automatizar operaciones contables así como facturación electrónica, gestión de inventarios, recursos humanos, entre otros. Pero entonces, ¿qué departamento debería estar a cargo de un sistema ERP?

¿Quién debe administrar el software?, ¿Debería ser manejado por el equipo financiero o el de TI? Esta pregunta puede parecer obvia, pero la respuesta no es tan simple.

El equipo de TI, sí, pero hasta cierto punto

Tu sistema ERP te proporciona información esencial y funciones específicas en las que confías para administrar tu negocio a diario. Por lo tanto, es lógico que tu equipo de TI tenga un lugar importante en la gestión de todo el software de la empresa incluyendo tu ERP. Por lo general, todos los problemas de funcionalidad están relacionados con problemas de computadora o red y, en última instancia, deberán ser resueltos por tu personal de TI.

Por otro lado, tu ERP trabaja para facilitar específicamente los procesos empresariales y lograr una mejor productividad y eficiencia para hacer crecer tu negocio. El software en sí solo requiere computadoras y redes para funcionar correctamente. Pero las computadoras y las redes no son la parte de tu ERP que hace que el negocio crezca. A medida que tu empresa crece y cambia, es probable que el departamento de TI no esté pensando gradualmente en cómo deberían cambiar los procesos y funciones de tu ERP. Probablemente estén más preocupados por el mantenimiento de tu sistema.

El departamento de finanzas, un actor clave

Tu equipo de finanzas es probablemente el que más utiliza el sistema ERP. Ejecutan informes, ingresan transacciones, administran lo que sucede y confían en la información transmitida por el software para todos sus informes de desempeño empresarial.

Pero el equipo de finanzas no está involucrado en los procesos del día a día que implican tomar pedidos, administrar el inventario, administrar la producción, distribuir el servicio, etc. Es probable que el equipo de finanzas no tenga las habilidades técnicas para mantener el buen rendimiento del software y que no se pierdan datos.

El área de operaciones requiere un ERP para operar

El personal operativo también confía en el sistema ERP para obtener información crítica. ¿Qué hacer? ¿Para qué cliente? ¿Cuál es la dirección de entrega? ¿Qué producto debo enviar desde el almacén? El sistema ERP tiene su plan de trabajo diario, horario o incluso minuto a minuto. Sin él, la eficiencia de los operadores disminuye considerablemente.

El personal operativo, se centra en el "ahora". ¿Qué se debe hacer hoy para mantener el negocio en producción?, pero sin dejar de planificar para el futuro, por lo que tienen que conocer presupuestos o tendencias del año anterior.

La solución: una combinación de los diferentes departamentos

Es fácil entender que el área de TI es esencial para el correcto funcionamiento de un ERP, pero no debes olvidar que el personal de administración, finanzas y operaciones está en la mejor posición cuando se trata de la gestión periódica del negocio. Un sistema ERP debe evolucionar con tu empresa para mantener la eficiencia, por lo que se debe incluir en tu gestión a personas enfocadas en hacer crecer el negocio.

Cuando se trata de implementar un software ERP, es importante trabajar con profesionales con conocimientos y experiencia en el sector. Una instalación e implementación exitosa de ERP requiere el esfuerzo de un equipo completo de consultores, departamento de TI, equipo de finanzas, personal de operaciones y todos los demás departamentos involucrados en la gestión del ERP, incluyendo Directores.

En conclusión, todos los departamentos involucrados directamente en el ERP deben de administrarlo, al menos hasta cierta parte. Sin embargo, los dos principales responsables deben de ser el Líder de Proyecto o de ERP, que generalmente viene del área de Finanzas o Contraloría y el equipo de TI.