¿Qué es el BPM y como lo puedo implementar en mi empresa?

La gestión de procesos de negocio, es fundamental para entender todas las etapas por las que pasa tu empresa para ofrecer un producto o servicio. Es una excelente herramienta para identificar posibles mejoras o detectar problemas de cumplimiento. Cualquiera que sea el tamaño de tu empresa, BPM ayuda a mejorar la eficiencia empresarial. Esta guía te ayudará a comprender por qué es importante y cómo adoptarlo con éxito en tu empresa.

¿Qué es BPM?

BPM o “Business Process Management” se utiliza para optimizar los procesos de negocio a través de una serie de acciones. Existen procesos de negocio más o menos complejos con tareas repetitivas y con un valor añadido variable. El objetivo de BPM es encontrar un nuevo modo de funcionamiento para simplificar y agilizar las tareas y por tanto mejorar el rendimiento de la empresa. Esta metodología implica automatizar procesos para acelerar el procesamiento, pero también para evitar errores humanos. Sin embargo, conviene lograr la combinación adecuada de automatización para mantener cierta coherencia y flexibilidad en el trabajo.

Las etapas de BPM

Tiene un ciclo de vida que se divide en varias etapas:

1. Análisis: Un paso donde se realiza un diagnóstico completo de cada componente del flujo de trabajo para comparar y detectar ineficiencias. Este paso permite determinar y mapear las necesidades para responderlas con precisión en los siguientes pasos.
2. Modelado: Durante esta etapa se trata de modelar los procesos de negocio en un organigrama, teniendo en cuenta la ejecución del proceso a través de su responsabilidad y redundancia en cada etapa. El modelado conduce a vías viables para la automatización de tareas mediante la incorporación de bucles condicionales como "sí" y "cuándo" con variables para decidir resultados alternativos.
3. Ejecución: Luego de modelar y simular exitosamente el diseño del flujo de trabajo, se debe ejecutar el procedimiento. Durante este paso es crucial definir la configuración correcta para proteger la información.
4. Monitoreo: Este paso implica monitorear si se logran los resultados esperados y analizar el desempeño para determinar la efectividad de cada etapa. Este paso también ayuda a identificar vulnerabilidades de seguridad.
5. Optimización: El paso final permite revisar los datos de monitoreo y realizar los ajustes necesarios para mejorar los procesos según sea necesario.

¿Para qué sirve un BPM?

Un BPM o “Sistema de Gestión de Procesos de Negocio” corresponde al software que facilita la implementación del enfoque BPM y sobre todo que automatiza al máximo los procesos definidos. El BPMS es por tanto una herramienta tecnológica que incluye las siguientes características:

- Una herramienta de modificación de reglas donde los usuarios finales pueden agregar o modificar de forma fácil las reglas sin tener que contactar a un programador para obtener ayuda.

- Una herramienta de simulación y prueba que permite a los usuarios observar cómo funcionan los procesos y realizar pruebas.

- Una herramienta de modelado de procesos para descubrir, representar gráficamente y analizar los procesos de negocio de la empresa.

- Un motor de ejecución (motor de flujo de trabajo) responsable de darle vida al proceso y automatizar el flujo de acción según reglas definidas.

- Una interfaz de alerta para notificar a los actores de un proceso sobre la ejecución de las tareas que les incumben.

- Una interfaz de monitoreo en tiempo real que permite a los usuarios administrar y controlar los procesos a medida que avanzan.

- Una interfaz de modificación de procesos que permite a los usuarios adaptar y evolucionar procesos sin tener que contactar a un programador para obtener ayuda.

- Una herramienta de gestión y generación de informes personalizables para diseñar paneles compuestos por indicadores precisos (KPI) que permitan a los usuarios tomar rápidamente las decisiones correctas.

Con un BPMS, los analistas de tu negocio e incluso los usuarios pueden colaborar con los desarrolladores de procesos y TI para mejorar y modificar los procesos de tu empresa asegurando un mayor rendimiento.

¿En qué caso debo implementar un BPM?

Como comentamos anteriormente, los BPMS se utilizan para gestionar los procesos de una organización para crear un resultado comercial. Contratar a un empleado, enviar un producto, pagar salarios o gestionar certificaciones de licencias, cuentas, facturación, servicio al cliente, finanzas son ejemplos de procesos que pueden ser reproducibles o realizarse con regularidad para poder ser optimizado con un software BPM. El objetivo es reducir los errores y la latencia causados ​​por humanos. Por tanto, un BPMS se puede utilizar en cualquier empresa que tenga procesos repetibles y desee optimizarlos. Se debe implementar un software BPM además de un ERP y CRM debido a que no tienen la misma función, el ERP centraliza la información y apoya a la empresa en la gestión de sus datos donde el software BPM armoniza los procesos simplificándolos y eliminando tareas repetitivas.

Hemos visto que el software BPMS permite analizar y adaptar periódicamente procesos, flujos de trabajo y procedimientos en función de las limitaciones identificadas para desarrollar su rendimiento o calidad de servicio. Los BPM son software basados ​​en la optimización y el rendimiento y deben implementarse además de un software ERP (gestión de recursos empresariales) o CRM (gestión de relaciones con el cliente). ¿Necesitas asesoramiento sobre algunas soluciones tecnológicas? Ponte en contacto con nuestro equipo de expertos en tecnologías de la información que podrán asesorarte sobre la solución que mejor se adapta a las necesidades específicas de tu empresa.