¿Cuáles son las fases clave en el proceso de implementación de un ERP?

En la vida de cualquier empresa llegará un momento en el que aparecerá la necesidad de adquirir un software ERP (software de gestión empresarial) o de cambiar de sistema. Antes de comenzar a utilizar un ERP, la empresa debe pasar por una etapa crítica de implementación que determinará su futuro. Una buena implementación permitirá un rápido retorno de la inversión, mientras que una implementación mal planificada y ejecutada podría resultar en una pérdida considerable de dinero y tiempo para la empresa.

En este artículo detallaremos las principales fases de implementación y las principales causas de fallas.

Implementar un ERP: ¿qué significa?

La implementación de un ERP se refiere al proceso de establecimiento y configuración de un sistema dentro de una empresa. Este proceso permite a la empresa utilizar eficazmente las funcionalidades del ERP con el fin de gestionar y optimizar sus recursos, procesos y datos, el todo centralizado en un único sistema. La implementación de un ERP suele ser un proceso complejo que puede llevar varios meses porque se deben tener en cuenta muchos factores (complejidad de los procesos de negocio, integración con otros softwares, cantidades de información a migrar, parametrización, implicación de los equipos). Aunque el tiempo necesario para implementar un nuevo sistema ERP varía de una empresa a otra, las fases de implementación están más definidas. De hecho, ya sea que el proceso de implementación se extienda durante unos pocos meses o más de un año, la planificación de las fases de implementación tendrá un impacto importante en las posibilidades de éxito del proyecto.

Las fases de implementación de un ERP

Fase 1. Diagnóstico y análisis

Esta es la fase inicial y crucial del proceso de implementación del software ERP porque define las bases del proyecto. Esta fase tiene como objetivo comprender las necesidades, evaluar los objetivos y procesos existentes para obtener la solución más adecuada según las necesidades de la empresa. Los pasos durante esta fase son los siguientes:          

• Evaluación y documentación de las necesidades específicas de la empresa: para identificar problemas actuales, posibles mejoras y objetivos a largo plazo.
• Análisis de los procesos existentes: para comprender cómo se gestionan las operaciones, los flujos de trabajo y las tecnologías implementadas.
• Definición de los objetivos: Objetivos claros y precisos sobre lo que la empresa espera conseguir gracias al ERP.
• Constitución del equipo del proyecto: Se debe formar un equipo encargado del proyecto para implementar con éxito el proyecto (equipo técnico, usuarios finales)
• Elaboración de especificaciones: El pliego de especificaciones incluirá cronograma, presupuesto, recursos necesarios y etapas clave.
• Evaluación empresarial: para determinar si la empresa está preparada para implementar un ERP (infraestructura, equipo competente, gestión del cambio, etc.)
• Selección del proveedor del ERP: este paso se puede realizar antes de la fase 1 o después de haber definido los objetivos y necesidades específicas de la empresa.

Fase 2. Diseño y parametrización

Esta fase permite diseñar y planificar la arquitectura del software ERP. Esta fase tiene como objetivo definir las especificaciones funcionales de la solución final. Esta fase incluye:

• Diseño de arquitectura: Si el software es a la medida se deben seleccionar servidores, bases de datos y lenguajes de programación.
• Integración con sistemas existentes: si la empresa ya cuenta con un software, es fundamental definir cómo se integrará el ERP con los sistemas existentes para facilitar el intercambio de información.
• Protección y gestión de datos: durante este paso, el proveedor deberá definir la gestión de autorización de acceso, protección y respaldo de datos.
• Diseño de flujo de datos: En el caso de un software personalizado, se debe definir las entradas y salidas de datos con la creación de flujos y procesos de datos.
• Personalización: en esta etapa se deben documentar las necesidades de personalización (informe de análisis específico, procesos específicos)
• Evaluación de costos: En el caso de un ERP a la medida, la estimación de costos (hardware, software, recursos humanos, capacitación, etc.)
• Documentación: Todas las decisiones y especificaciones funcionales del software deben documentarse para que sirvan como referencia.

Fase 3. Desarrollo

El propósito de esta fase es ejecutar y probar los procesos de actualización de software. Se finalizan las configuraciones y el código para poder entregar la solución final.

• Desarrollo de modelos de procesos y códigos finales
• Pruebas de la solución, procesos e integración de datos
• Configuración final del software ERP
• Desarrollo de código de migración de datos
• Elaboración de manuales de usuario

Fase 4. Ejecución

Esta es la fase donde se llevará el ERP a producción. Esta fase implica que todas las partes interesadas se unan en las actividades de gestión del proyecto para configurar y ajustar los parámetros finales. La implementación de un ERP puede realizarse instantáneamente (enfoque tipo “big bang”), escalonadamente paso a paso o llevada a cabo en paralelo (operaciones mantenidas en dos programas de software simultáneamente). Esta fase implica:

• Transición al entorno de producción
• Migración de datos finales
• Capacitación del usuario final
• Pruebas de aceptación del usuario

Fase 5. Seguimiento y finalización

Esta fase final define las actividades y soportes necesarios para el cierre del proyecto.

• Soporte técnico para todos los problemas relacionados con la implementación y resolución de problemas.
• Informe de cierre de proyecto y liberación de los entregables del proyecto
• Auditoría de calidad: para garantizar que la solución final sea óptimamente funcional y esté en alineación con los objetivos iniciales.
• Cierre del proyecto y aprobación final

Las causas de los fallos en la implementación de un ERP

Una falla en la implementación de un ERP puede traer graves consecuencias para la empresa, imposibilidad de entrega de productos, problemas de inventario, retrasos en la contabilidad, entre otros.

Estos casos de falla siguen siendo poco comunes, pero aun así es importante enfatizar que la causa principal del fracaso en la implementación de ERP es la ausencia o la mala planificación por parte del equipo de proyecto. Un retraso en la puesta en producción del software puede provocar una pérdida de información o una pérdida parcial de control de los procesos operativos y administrativos. Otro factor importante es la constitución del equipo del proyecto, este debe ser con experiencia, dedicado y multidisciplinario, con buen liderazgo para organizar y gestionar cada fase de implementación. Es importante contar con un representante de la empresa que comparta la visión de la empresa e inspire a todas las partes interesadas para que se comprenda la importancia del proyecto en todos los niveles de la organización.

Por último, este factor no está directamente relacionado con la implementación, pero es muy común ver empresas decepcionadas de sus expectativas iniciales y que no se benefician de su nuevo software ERP. La tecnología ERP no es una solución mágica que, simplemente con implementarla, reducirá el inventario, mejorará el servicio al cliente y resolverá el caos organizacional. Un ERP debe combinarse con el establecimiento de un equipo competente y procesos bien definidos en la fase de planificación para mejorar el rendimiento de la empresa.

Hemos visto que la implementación de un ERP es un proceso que pasa por diferentes fases precisas, imprescindibles para el buen funcionamiento del proyecto porque permiten definir, planificar, desarrollar, ejecutar y probar la solución final. Como mencionamos anteriormente, los equipos de proyecto tienen un papel crucial porque brindarán una mejor comprensión de los procesos y expectativas de la empresa en relación con el nuevo software ERP. En ExpertEasy, contamos con un equipo de expertos en tecnologías de la información y procesos que pueden apoyarlo durante todo su proyecto de adquisición hasta la liberación de su software ERP. Además, somos dueños de una solución ERP en la nube diseñada para facilitar los procesos administrativos y operativos de las empresas, nuestro sistema es personalizable para satisfacer mejor las necesidades específicas de nuestros clientes.