¿Para qué sirve un software de gestión de cuentas por pagar?

La estrategia financiera tiene un papel preponderante en la toma de decisiones y buen funcionamiento de las empresas, por lo que debe apoyarse en fuentes confiables para la recolección de cifras y el procesamiento de la información. Los ERP basados ​​en la nube suelen ser la solución elegida por las empresas que les permite brindar servicios financieros a través de la automatización de las cuentas por pagar y por cobrar para tener una fuente de información en tiempo real, única, de fácil acceso y automatizada con la contabilidad.

En este artículo, veremos cómo el software de gestión de cuentas por pagar apoya al área financiera.

¿Qué es un software de gestión de cuentas por pagar?

La parte central del proceso de cuentas por pagar es la gestión de los pagos a proveedores y la integración con la contabilidad. Las facturas generadas a través de un software de gestión deben poder asociarse a una orden de compra y debe automatizarse el registro de la información contable para luego proceder al pago al proveedor. Hay algunas características básicas con las que debe contar el software de su proveedor:

• Automatización de los datos de las facturas de compra
• Gestión de saldos de proveedores (condiciones de crédito)
• Historial de pagos por proveedor
• Aplicación de forma masiva de todos tus pagos de proveedores y nóminas
• Transferencia automática y diaria de las transacciones de pago a proveedores
• Administración de los reembolsos y los gastos de viaje de tus empleados
• Registro automático en contabilidad

Cuando todos los procesos están adecuadamente automatizados, el software de administración de cuentas por pagar puede brindar múltiples beneficios a tu negocio, ya que elimina los errores que se pueden cometer durante los procesos, así como las tareas administrativas de bajo valor agregado.

¿Cuáles son los beneficios de un software de gestión de cuentas por pagar?

• Aumentar la productividad

La simplificación y automatización de procesos reduce los tiempos de captura, gracias a que se centralizan los datos y se preregistran los parámetros y la información relativa a los proveedores para poder pagarlos lo más rápido posible.

• Ganar visibilidad

Un software permite un mejor control de la situación financiera y contar con datos precisos para la toma de decisiones con los informes y reportes actualizados en tiempo real sobre: ​​la tesorería, la nómina, todos los pagos y gastos de tu empresa. Tus equipos también se beneficiarán de un mejor control de los pagos y de una gestión más efectiva de la relación con tus proveedores, con la automatización de los saldos de proveedores y el historial de pagos.

• Reducir el riesgo

Con un software para automatizar la gestión de cuentas por pagar, los datos obtenidos son confiables, trazables y, sobre todo, se archivan con total seguridad. Debido a que los procesos están automatizados, el riesgo de error humano y el riesgo de conflictos por pagos atrasados ​​pueden reducirse significativamente. En caso de auditoría, los documentos y archivos se clasifican y archivan de forma automaitca en el software, lo que facilitará enormemente la auditoría.

• Mejorar la gestión de proveedores

Un proveedor descontento es un proveedor que te llamará constantemente para cobrar su deuda. Esto significa que tu equipo de finanzas dedicará tiempo a este tipo de llamadas para resolver problemas. Se estima que la gestión de llamadas de proveedores consume el 41% del tiempo de un contador. Un software de de cuentas por pagar te permitirá reducir drásticamente los retrasos, los errores de pago a proveedores y acelerar el flujo de efectivo.

• Gestionar la actividad del equipo financiero

Con el uso de un software puedes tener visibilidad y estadísticas sobre el funcionamiento de los procesos pero también sobre el desempeño de tu equipo contable o contador. Si el proceso fuera manual, estos datos serían imposibles de obtener. Puedes medir aspectos como el tiempo de generación de una factura, los principales proveedores con los que trabajas, el porcentaje de pagos pendientes, condiciones crediticias, entre otros. Teniendo acceso a estos datos, el Director Financiero puede gestionar con mayor precisión la actividad de su equipo e incluirla en una lógica de mejora continua.

La importancia de elegir a una solución integrada

Optar por una solución integrada de gestión de cuentas por pagar significa poder vincular los datos contables con las facturas, los gastos y pagos. El software ERP permite con una sola herramienta, gestionar los procesos financieros, de principio a fin y de forma centralizada a través de sus diferentes módulos: contabilidad, compras/ventas, facturación, cuentas por pagar/cobrar. En ExpertEasy ERP, hemos desarrollado una solución para optimizar y facilitar la gestión de tus cuentas por pagar y en total integración con nuestro módulo de contabilidad.

También es posible optar por una solución especializada, pero te recomendamos encarecidamente que compruebes de antemano si esta solución se puede integrar con tu software de contabilidad o ERP para beneficiarse de todas las ventajas que hemos enumerado anteriormente.