¿En qué caso debes tercerizar la contabilidad de tu empresa?

Desde las primeras etapas de la creación de una empresa, pero también durante su desarrollo, surge una pregunta para los líderes: ¿debo tercerizar la contabilidad de mi empresa? No hay una respuesta sencilla porque en realidad hay que tomar en cuenta varios parámetros, además del tamaño de la empresa. Cuando una empresa opta por tercerizar su contabilidad, puede ser total o parcial.

En este artículo veremos cuáles son los criterios a tomar en cuenta para ello.

El criterio del tamaño de la empresa

Si generas dinero como emprendedor o tienes un pequeño negocio hay menos operaciones, tus recursos humanos y financieros son limitados. En este caso, es tentador llevar la contabilidad de tu negocio tú mismo. Sin embargo, es importante determinar si tienes o no las habilidades para generar la contabilidad. Si no es así, tienes dos soluciones a tu disposición:  la primera es capacitarte para que puedas generar tu contabilidad y luego llamar a un contador para revisarla o directamente llamar a un contador externo, pero el costo es mayor.

Tan pronto como tu empresa alcanza cierto tamaño, la respuesta es clara: la contabilidad interna y sujeta al control regular por parte de un contador es la solución esencial. Se recomienda elegir cuidadosamente el software que se utilizará para generar tu contabilidad. El Software te será de gran ayuda para facilitar la gestión contable, automatizar tus procesos y poder consultar informes detallados de tus cuentas.

Analizar tus recursos y habilidades

Para determinar si puedes llevar tu contabilidad internamente o necesitas un recurso externo, es importante revisar tus recursos:

• Financiero: ¿Cuál es el presupuesto asignado para la generación de tu contabilidad?
• Tecnológico: ¿Tu empresa cuenta con un software de gestión contable?
• Recursos humanos: Como empresario, evalúa si tienes las habilidades suficientes para llevar la contabilidad tú mismo:

1. ¿Soy objetivo al evaluar mis habilidades contables?
2. ¿Seré consistente, a largo plazo, en el respeto de los plazos de presentación de declaraciones y pagos?
3. ¿Podré hacer frente a una fuente adicional de estrés?
4. ¿Con quién puedo contar si las cosas se ponen difíciles?
5. ¿Tendré tiempo para capacitarme y actualizar mis conocimientos en manejo contable?

Si tienes una pequeña empresa o eres un empresario, te recomendamos que te capacites para comprender la mecánica de las operaciones contables diarias. Entonces podrás asegurar el ingreso de tu contabilidad en un software especializado. Mientras, encarga a un profesional para el control, asesoramiento y cierre de las cuentas anuales.

Subcontratación contable

El establecimiento de una declaración de impuestos, las relaciones con las cajas de seguro social (IMSS) y la planeación de obligaciones a pagar, entre otras, siempre terminan siendo demasiado demandantes para quien no es su trabajo base. Tan es así que el echar mano de un contador acaba siendo obligatorio tarde o temprano. Las ventajas de tercerizar la contabilidad son:

• Confiar tu contabilidad a profesionales competentes y, por lo tanto, descartar errores que pueden ser costosos para la empresa.
• Dedicar más tiempo a las tareas esenciales para el crecimiento del negocio.
• No contratar personal para gestionar las cuentas internamente y, por lo tanto, no asumir costes adicionales.
   

Sin embargo, externalizar la contabilidad:

• Es un servicio que tiene un costo y horario pero, sobre todo, que no permite el acceso en tiempo real a la contabilidad (salvo que se lleve directamente en el software del cliente).

Internalización parcial

Si tu empresa cuenta con el presupuesto necesario, la contabilidad puede ser llevada de manera interna, al menos parcialmente. Es decir, tus empleados mantendrán las cuentas al día a través de un software contable y bajo el control del contador público, que se hará cargo de las operaciones más complejas. Las ventajas de llevar tu contabilidad de manera interna son las siguientes:

• Mantener el control de los archivos y participar más en la gestión y en la generación de informes.
• En caso de una solicitud de información de un cliente o proveedor, al tener un mejor control, la información se puede compartir más rápidamente.
• El presupuesto de “honorarios” es menor y/o se puede invertir en otro tipo de asesorías como asesoramiento estratégico.
• Con el uso de un ERP, ciertos procesos pueden contabilizarse automáticamente, lo que reduce en gran medida el riesgo de error.

Alguna de las desventajas es:

• Asignar un recurso de tiempo completo para la gestión contable incrementa los costos de nómina.

Hemos visto que optar por tercerizar o llevar de manera interna tu contabilidad depende de varios criterios como tu presupuesto, los recursos internos y los objetivos de tu empresa. Si eliges una u otra opción, es importante contar con un software contable, ya que te facilitará los procesos contables y te ayudará con el seguimiento de tu contabilidad.

Una buena opción sería que las empresas se hagan cargo de la contabilidad del día a día y busquen los servicios de un contador público para el establecimiento de cuentas anuales o para todas las tareas que requieren habilidades específicas. Esto ayudaría a reducir costos y, a la vez, mantener el control de la contabilidad. Al final, es una forma de internalización parcial.