Facturación electrónica: todo lo que debes saber

El SAT ha hecho obligatoria la facturación electrónica para todos los contribuyentes desde 2014. Esta medida reemplazó las facturas tradicionales en papel por facturas digitalizadas llamadas CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet). Siempre con el objetivo de mejorar el sistema de facturación, reducir el fraude y la evasión fiscal, el SAT emitió una nueva versión 4.0 del CFDI que es obligatoria a partir del 30 de abril de 2023 y que reemplaza a la antigua versión del CFDI 3.3.

En este artículo, te compartimos todas las claves necesarias para entender qué datos debes incluir en tus facturas, cuál es la finalidad de cada uno de ellos y los diferentes tipos de facturas..

 

¿Qué contienen las facturas electrónicas?

El CFDI reemplaza a una factura tradicional, por lo tanto, es un documento que se utiliza para validar y registrar una transacción de compra o venta y para situar la operación en un marco legal. La factura electrónica describe el costo de los productos y servicios adquiridos, así como el detalle de los impuestos correspondientes. Para emitir una factura electrónica y poder certificarla, las personas físicas o jurídicas deben estar registradas ante el SAT y contar con un registro federal de contribuyentes (RFC).

Una factura electrónica debe contener toda la información requerida para que su autenticidad pueda ser garantizada por el SAT, como un certificado de sello digital (CSD). Este sello es una firma electrónica avanzada que asegura validez ante el SAT y es necesaria para poder emitir facturas electrónicas.

La información obligatoria requerida por el SAT para emitir una factura electrónica es la siguiente:

• RFC

• Nombre o razón social

• Lugar y fecha de envío

• Código postal

• Régimen fiscal

• Código postal (receptor)

• Clave de usuario CFDI

 

¿Quién debe emitir facturas electrónicas?

De acuerdo con el artículo 29 del Código Fiscal de la Federación: “todos los contribuyentes están obligados a emitir comprobantes digitales, a través de Internet (factura electrónica).

Quienes realicen una actividad económica al servicio del público podrán emitir recibos simplificados y estarán autorizados a emitir factura electrónica diaria, semanal o mensual, en la que se expresarán los recibos por las operaciones realizadas con el público.”

 

¿Cómo generar facturas electrónicas?

Aquí están los detalles del proceso de generación de factura electrónica:

1) El comprador solicita una factura y entrega su RFC al vendedor.

2) El vendedor recibe el RFC, genera la factura y envía un certificado de sello digital (CSD) al SAT.

3) Una vez certificada la factura, el vendedor entrega la factura electrónica al comprador por correo electrónico o por otro medio.

Nota: Cuando se emite el CFDI se generan dos archivos: un PDF y un XML. El documento XML es el requerido por el SAT para analizar la factura y es el certificado.
El documento en PDF se utiliza para ser enviado como prueba al destinatario de la correcta generación de la factura electrónica. Asimismo, los emisores de facturas electrónicas están obligados a presentar el archivo en formato XML a sus clientes si el destinatario así lo solicita.

 

¿Cuáles son las ventajas de las facturas electrónicas?

La factura electrónica tiene muchas ventajas tanto para el SAT como para los contribuyentes, entre ellas:

• Reducción de costos: Las facturas electrónicas no requieren papel ni impresión y se mandan por correo electrónico.

• Automatización: El software de facturación facilita la emisión de facturas electrónicas mediante la automatización de procesos como el envío automático y la certificación automática. Además, integrado con otros módulos, las facturas se contabilizan directamente en tu cuenta contable.

• Eliminación de errores humanos: las facturas electrónicas se pueden generar y transmitir automáticamente del proveedor al destinatario. A su vez, el sistema verifica que todos los datos y requisitos sean correctos al momento de emitir la factura electrónica.

• Reducción de tiempos de entrega y cobro: Se automatizan los procesos de emisión y recepción de facturas, el envío se realiza por correo electrónico de manera instantánea.

• Más seguridad: Las facturas están certificadas por un Proveedor Autorizado de Certificación que garantizan la integridad, origen y autenticidad de estas facturas.

• Almacenamiento ágil y seguro: Las facturas certificadas se almacenan en el ERP o software de facturación; esto también reduce los costos de almacenamiento y facilita la consulta de facturas antiguas.

 

Tipos de facturas electrónicas CFDI

CFDI

El CFDI es un documento que emplea estándares normados por el SAT como fue mencionado previamente y se constituye como documento digital que cumple cuatro características fundamentales:

• Integridad: la información que contiene un CFDI no puede manipularse ni modificarse sin que sea detectado el cambio.

• Autenticidad: la identidad del emisor del comprobante se puede verificar mediante su Certificado de Sello Digital (CSD).

• Único: cada CFDI lleva registrado un identificador único otorgado por un Proveedor Autorizado de Certificación, PAC, que lo convierte en único ante su destinatario y la Administración Tributaria.

• Verificable: quien emite el CFDI no puede negar haberlo realizado.

Para mayor información sobre la última versión CFDI 4.0, el SAT pone a disposición de los contribuyentes la Guía de Llenado de CFDI en línea. Para cada versión de CFDI existen diferentes clases de comprobantes fiscales:

 

Comprobante de Ingreso

Su principal objetivo es demostrar los ingresos de los contribuyentes ante las autoridades fiscales. Se emiten por ingresos que los contribuyentes obtienen por cualquier medio de pago. Su uso más comun es para:

• Prestación de servicio

• Enajenación de bienes o mercancías

• Alquiler

• Recibos de honorarios

• Donaciones

• Notas de gastos

 

Comprobante de Egreso

Este tipo de comprobante ampara las salidas de dinero de tu empresa como devoluciones, bonos y descuentos y también se pueden emplear para corregir o restablecer un comprobante de ingresos en cuanto a los montos que documenta.

Su uso más comun es para:

• Descuentos en ventas ya facturadas

• Devolución de mercancías

• Bonificaciones aplicables a futuras ventas

 

Comprobante de Traslado

El CFDI de traslado, antes conocido como carta de transporte, es un documento donde se encuentran declaradas todas y cada una de las mercancías que van a ser transportadas. Este documento es requerido para poder amparar dicho traslado.

 

Comprobante de Nómina

El CFDI de Nómina se emplea como constancia o recibo de pago para efectos de la legislación laboral. Este debe emitirse por los pagos realizados por concepto de remuneraciones de sueldos, salarios y asimilados a estos. Asimismo, en la Ley del Impuesto sobre la Renta, en su artículo 94, se indica que es obligación del patrón expedir una factura o CFDI de nómina por el servicio que le ha prestado el empleado en los periodos determinados en su actividad laboral.

 

Comprobante de Recepción de Pagos

Debe emitirse en las operaciones con pagos con parcialidades o cuando al momento de expedir el comprobante fiscal no se recibe el pago de la contraprestación o se ha abonado una parte y el resto del pago se da en parcialidades, operaciones a crédito, liquidándose después de la emisión. Facilita la conciliación de las facturas contra pagos.

 

Comprobante de Retenciones e Información de Pagos

El comprobante de Retenciones e Información de Pagos es un CFDI que avala las retenciones de los impuestos que se efectúan o de los pagos que se realizan, incluyendo el caso de pagos realizados a residentes en el extranjero para efectos fiscales.

• Pagos al extranjero

• Dividendos y/o utilidades

• Pagos de viáticos

• Enajenación de bienes

• Arrendamiento en fideicomiso

• IVA

• Impuesto Especial sobre Producción y Servicios, IEPS

• Premios

 

 

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