¿Cómo evaluar la demostración de un ERP?

Una demostración de software es uno de los elementos más importantes al seleccionar un sistema ERP. Una demo te permitirá tener un punto de vista general sobre el funcionamiento de un software ERP y su diseño a través de sus procesos, su ergonomía, sus herramientas, funcionalidades, etc.

En este artículo definiremos los puntos clave para analizar mejor una demostración de software.

Prepararse a la demostración

Una vez que el proveedor haya respondido a tus preguntas definidas previamente en función de tus necesidades y objetivos, será el momento de una demostración del software. La demo es una parte crucial del proceso de selección de ERP, ya que te brindará una descripción general del sistema ERP y sus módulos específicos en tiempo real. Las demostraciones te permiten ver cómo funciona el sistema y determinar si tiene las funciones adecuadas para satisfacer las necesidades de tu negocio. Durante la demostración, es importante buscar la siguiente información:

• ¿El sistema satisface mis necesidades?

• ¿Realmente el sistema tiene funcionalidades específicas para mi industria, o tengo que recurrir a soluciones alternativas?

• ¿Se proporcionan estas características como estándar o tiene que comprar módulos adicionales?

• ¿El sistema es fácil de usar, ergonómico?

• ¿Son las funciones de fácil acceso y uso para mis empleados?

• ¿Los procesos son claros y específicos?

• ¿El ERP ofrece informes analíticos?

• ¿El sistema está actualizado con las últimas leyes y normas vigentes?

Definir un equipo para la demo

Durante la demostración, es fundamental que tu equipo de selección esté presente, ya que conocerán las funcionalidades que tu negocio necesita y podrán evaluar el sistema por ti. Se recomienda formar un equipo con usuarios clave que podrán juzgar su área de trabajo más específicamente, así como un gerente para este proyecto de adquisición de ERP con un buen conocimiento de la tecnología de la información y procesos de negocios.

Al tener en cuenta las necesidades de tus empleados, les permitirá considerar las posibilidades del nuevo sistema y cómo puede mejorar su trabajo. Uno de los mayores obstáculos para implementar con éxito un sistema ERP dentro de una organización es lograr que sus empleados se sumen al nuevo sistema. Darles la oportunidad de participar en la elección de la adquisición de ERP y ver cómo el software puede ayudarlos en sus tareas es una forma efectiva de convencerlos de la necesidad de un ERP y generar confianza en torno al nuevo sistema.

Aunque el equipo de selección y la gerencia tomarán la decisión final, permitir que el personal brinde retroalimentación hará que todos se sientan incluidos. Incluso es posible que los empleados destaquen procesos o tareas que podrían haberse olvidado. Para la gestión del cambio, será más fácil porque la elección no aparecerá como una elección impuesta a los empleados sin previo aviso, sino como un proceso que tu equipo emprenderá en conjunto.

Evaluar los proveedores y sistemas ERP

Una vez que hayas visto las demostraciones de los proveedores potenciales puedes comenzar a evaluar los diferentes sistemas.

Es útil preparar una matriz de evaluación que tu equipo de selección pueda completar durante y después de las demostraciones, clasificando las características de cada sistema y evaluando si los sistemas cumplen con las necesidades de tu negocio. En la matriz de evaluación, asegúrete de incluir un campo para comentarios sobre cómo respondió cada proveedor a tu lista de preguntas, así como tus sentimientos generales sobre cada equipo.

Evaluar la funcionalidad de cada sistema, incluida la facilidad de uso de cada sistema, es primordial, pero también es importante considerar si el equipo tendrá sinergia con la solución elegida.

Tu proveedor de ERP será un socio a largo plazo.Es esencial que tus equipos se lleven bien con tu proveedor y que pueda comunicarse fácilmente con él. Antes de la demostración, durante y después, ya puedes tener una idea del grado de implicación del proveedor. Haciéndote estas preguntas:

• ¿El tiempo de respuesta del proveedor es rápido?

• ¿La demostración estaba personalizada?

• ¿Tuvo en cuenta mis necesidades y mi industria para la demostración?

• ¿Cómo puedo comunicarme con el proveedor?

La presencia de un equipo de expertos de tu industria te será útil durante todo el proceso de implementación y mucho después. Encontrar el grupo adecuado de personas para la adquisición de nuevo software es tan importante como encontrar el software adecuado. Después de revisar los cuadros de mando y verificar las referencias, deberías poder elegir tu proveedor de ERP.

Hacer una elección final

Después de algunas reuniones con tus equipos y algunas comunicaciones de última hora con uno o dos proveedores, estás listo para anunciar tu elección final. Con todo el trabajo que has realizado durante este proceso de selección, estarás mejor preparado para los siguientes pasos en la implementación y lanzamiento de tu nuevo ERP.

Gracias a un análisis detallado de las demostraciones y la implicación de tus equipos en la elección, los siguientes pasos serán más fáciles: el lanzamiento, la implementación, las capacitaciones serán acogidos con menos resistencia e impaciencia por tus equipos. En ExpertEasy ERP, ofrecemos una solución ERP completa y personalizable de acuerdo con las necesidades de nuestros clientes, reserva una demo.