¿Cuáles son los pasos para definir procesos claros y repetibles?

El término proceso o “workflow” en inglés tiene diferentes definiciones. Para unos es una estructura o una serie de procedimientos y para otros es una forma de organizar la información. Esta falta de claridad en la definición misma de un proceso puede impedirte identificar las tareas a realizar, lo que en última instancia puede afectar tu eficiencia.

Aquí es donde entran los procesos y comprender lo que representan. Ser capaz de definir un proceso e implementarlo correctamente te ayudará a organizar el trabajo de tus equipos de manera efectiva, lograr los objetivos de tu proyecto y crear procesos sostenibles y eficientes.

 

¿Qué es un proceso?

Un proceso es una secuencia de pasos completos diseñados para ayudar a los equipos a lograr sus objetivos; se trata de conectar datos clave con las personas adecuadas en el momento adecuado. Una vez implementado, un proceso organiza claramente la información y se puede replicar. Un proceso eficaz cuenta con siete pasos divididos en tres fases: planificación, ejecución y revisión.

 

¿Cuándo y por qué es necesario crear un proceso?

Los procesos son particularmente efectivos a nivel de equipo o área de negocio; cuando están bien definidos, permiten que tus equipos tengan más claridad y por lo tanto lograr objetivos más rápidamente. Los procesos se pueden configurar para un proyecto puntual (campaña de marketing, compras, etc.) o para gestionar tareas recurrentes (contabilidad, facturación electrónica, atención al cliente, etc.)

Cada proceso es único, pero se basan en elementos comunes. Estos atributos estándar son lo suficientemente flexibles para adaptarse a las necesidades de un equipo o una empresa. La clave está en definir los procesos esenciales de tu negocio para estructurarlos adecuadamente.

 

¿Cuáles son los beneficios de tener procesos bien definidos?

Tener una empresa estructurada a través de procesos permite tres grandes ventajas:

• Beneficiar del conocimiento en tiempo real: los procesos bien definidos te permiten obtener información procesable en tiempo real, lo que fortalecerá la eficiencia de tus equipos.
• Coordinar actividades intra y entre equipos multifuncionales: la definición de procesos claros brinda más transparencia y contexto dentro de los equipos multifuncionales. Cuando tiene una red de proyectos o herramientas coordinados, los equipos multifuncionales tienen una comprensión mucho mejor de la relevancia y el propósito final de sus tareas.
• Mejorar la eficiencia operativa: Los procesos estructuran actividades a través de varios elementos: formularios de solicitud de trabajo, automatización de procesos comerciales, plantillas de proyectos, etc. Comunicar datos relevantes directamente a las personas adecuadas aumenta la eficiencia y la productividad del equipo.

 

Crear un proceso efectivo en siete pasos

Los siete pasos para crear un proceso eficaz se dividen en tres fases: planificación, ejecución y revisión. Una vez implementado, un proceso te permitirá organizar claramente la información y se podría replicar.

 

Fase 1: Planificación

Paso 1: Ideación y recopilación de información

Todo proceso comienza con una idea. Algunas veces la idea está perfectamente definida y, a veces, la idea es nueva y tus equipos comienzan un nuevo proyecto con solo unas pocas pautas. Durante esta etapa del proceso, recopila la información y organiza una o más sesiones de ideas para el proyecto. A partir de aquí, ten en cuenta las limitaciones, restricciones o requisitos del proyecto antes de pasar al siguiente paso.

 

Paso 2: Recepción de solicitudes

Una vez definida la idea general, aterriza los detalles y empieza a planificar el proyecto. Recuerda recopilar todos los datos o información relevante, sin olvidar las necesidades de tu empresa.

• Definir los objetivos del proyecto y sus objetivos SMART
• Escribir un acta de constitución del proyecto
• Crear y comunicar el plan del proyecto, luego establecer un cronograma
• Identificar a las partes interesadas clave del proyecto utilizando una matriz RACI
• Programar una reunión de lanzamiento del proyecto
• Definir el alcance del proyecto para evitar cualquier desviación de los objetivos
• Especificar los pasos importantes del proyecto, pero también los entregables finales esperados
   

Paso 3: Priorización y asignación de recursos

Una vez definido tu plan, es hora de ponerlo en práctica. Todo comienza con la asignación de recursos. Debes tener un buen conocimiento de los procesos para poder priorizar y luego asignar tareas de manera eficiente, según la disponibilidad de los miembros del equipo.

Recuerda también automatizar tus procesos para que sean reproducibles y puedan ser asignados a cada miembro del equipo de acuerdo a sus habilidades. Aclara la prioridad de cada proyecto y, si es posible y necesario, ajusta los plazos para asegurarte de que tus colegas puedan manejar fácilmente las tareas más importantes.

 

Fase 2: Ejecución

Paso 4: Desarrollo y Revisión

Durante esta etapa, comienza la parte operativa del proceso: desarrollo de entregables del proyecto, revisión, recepción de comentarios de las partes interesadas.

Sin un proceso simplificado, gran parte de este trabajo es manual, lo que dificulta tener en tus manos el archivo correcto en el momento adecuado. Buscar y compartir documentos y datos es tedioso y puede hacer perder tiempo valioso a tus equipos. Si estos datos se agrupan en la misma herramienta (software de gestión de proyectos), tus equipos tendrán más tiempo disponible para realizar tareas útiles.

 

Paso 5: Seguimiento del progreso

Asegurarte de que todos los miembros del equipo estén alineados con el proyecto es fundamental. Con demasiada frecuencia, los datos están dispersos entre diferentes herramientas. Por lo tanto, es importante contar con una única herramienta que centralice todos los datos y permita comunicar las actualizaciones del estado del proyecto a todos los miembros del equipo, para que todos tengan la información que necesitan en un solo lugar (avances, percances).

 

Fase 3: Revisión

Paso 6: Aprobación

A veces, para completar el proyecto, se necesita una aprobación final. Pero obtener la aprobación final puede ser complicado porque los ejecutivos están muy ocupados y eso puede retrasar los plazos de los proyectos. Para contrarrestar este problema, define un proceso de aprobación para automatizar este paso clave y permitir que las partes interesadas den su aprobación final rápidamente y con todas las cartas en la mano.

 

Paso 7: Informes

Ya sea que un proyecto sea un éxito o encuentre algunas dificultades, siempre hay mucho que aprender de todas las iniciativas. El paso final de un proceso es informar sobre el progreso del proyecto y analizar los datos recopilados para determinar qué funcionó y qué se puede mejorar. Esta es una buena manera de asegurar el éxito de futuros proyectos y perfeccionar el proceso en curso.