¿Cómo llevar un control óptimo de tus cuentas por cobrar?

Las cuentas por cobrar suelen ser desatendidas gracias a la falta de seguimiento y desarrollo de procesos, pero también porque en algunos casos no se cuenta con un software de gestión adecuado. Mantener un control efectivo de tus cuentas por cobrar te permitirá tener un sistema de cobranza eficiente que te ayudará a alcanzar los objetivos financieros de tu negocio.

En este artículo veremos por qué es importante realizar seguimiento de tus cuentas, los errores de administración a evitar y cuáles son las soluciones para tener un mejor control sobre estas.

Flujo de efectivo: la clave de tus finanzas

Las CXC son un factor clave para tu empresa, pues una mala gestión de las mismas puede llevar a tu negocio a la quiebra por falta de liquidez. El contar de manera administrativa con dinero que todavía no dispones en tu banco, puede generar una falsa ilusión de estabilidad financiera.

Desafortunadamente, los incumplimientos de pago o los pagos atrasados ​​son comunes, por lo cual es importante realizar un seguimiento financiero de tus clientes.

Mantener el control sobre tus CXC te llevará a tener un mejor manejo con tu flujo de efectivo. Lo anterior, te permitirá respetar tus objetivos financieros y tus compromisos, como lo son el pago de nómina, proveedores, devolución de créditos e inversiones.

Es importante contar con cierta información clave para realizar un buen manejo de tu cobranza. Conocer la antigüedad de saldos, estado de cuenta, fechas de pagos límites y previsiones de recuperación de cartera, son datos esenciales para asegurarte de que tus fondos se mantengan estables.

El control de tu cobranza también te facilitará la toma de decisiones para tus futuras inversiones financieras.

Errores de gestión a evitar

Rápidamente llegará a un punto en el que comenzáras a perder el control de tus cuentas por cobrar si no creas procesos para su manejo, lo que causará grandes problemas dentro de las áreas financieras de tu empresa

Entre las cosas que debes evitar está el extender los créditos sin límite y seguimiento, lo ideal es establecer políticas claras con tus clientes, que especifiquen los criterios de otorgamiento, así como el plazo de pago y la fecha de los saldos pendientes de pago. Otro punto que puede parecer sencillo, pero solemos pasar por alto, es el incorrecto envío de tus facturas. Si tus clientes no reciben las facturas correspondientes, tu cobro se verá afectado. Para evitar que esto suceda, un software puede ayudarte a enviar las facturas en el momento de la transacción, evitando otorgar más días de crédito de los necesarios.

¿Qué hacer para mejor el control sobre tus cuentas?

Aquí hay un resumen de los factores claves para una gestión eficaz que puedes seguir junto a tu equipo de trabajo:

• Tener un historial de tus cuentas por cobrar, por cliente, monto y forma de pago.
• Definir una política de crédito clara para tus clientes: plazos de pago y fechas de saldos vencidos.
• Asignar una persona en tu empresa a cargo del seguimiento de tus CXC.
• Automatizar el envío de facturas electrónicas a través de software de facturación.
• Actualizar regularmente los datos de tus clientes: dirección, número de teléfono, representante de la empresa, correo electrónico.

Para ayudarte a administrar las cuentas por cobrar de tu empresa, existen software de administración que te permiten automatizar todos estos procesos y mantener siempre actualizado el historial de pagos y los datos de tus clientes.

En ExpertEasy ERP, hemos desarrollado una solución para facilitar esta gestión. Al optar por nuestro módulo ExpertEasy Cuentas por Cobrar / Pagar, podrás administrar los saldos y la cartera de todos tus clientes (condiciones de crédito, información de contacto), aplicar pagos de forma masiva y revisar el historial de cada uno.

Si eliges una solución especializada, asegúrate que la gestión de tus cuentas por cobrar esté o pueda estar integrada tanto con tu facturación electrónica como con tu contabilidad para optimizar tus procesos y centralizar toda la información financiera de tu empresa.