Acceso a los datos del ERP: ¿Estás protegido?

El acceso a los datos del ERP y la singularidad de la información deben integrar los desarrollos, además de nuevas funcionalidades y tecnologías como la Inteligencia Artificial, el Internet de las cosas (IoT) o el Big Data.

Automatizar procesos y mejorar la visibilidad de los datos de tu empresa ayuda a reducir costos y mejorar su productividad.

Las capacidades analíticas de tu ERP le permiten explotar Big Data, por lo que existen amplias posibilidades de mejorar los análisis y pronósticos. La nube facilita la explotación de multitud de datos, ya que su velocidad de procesamiento acelerada compensa el aumento del volumen de datos a procesar.

A pesar de las muchas ventajas de los ERP en la nube, debes prestar atención a las áreas de seguridad de datos, movilidad, automatización de procesos e interfaces de usuario.

El IoT para "capturar" datos del ERP

 El IoT (Internet Of Things), Internet de las Cosas, permite asociar y conectar cosas "things" a Internet y por lo tanto capturar sus datos. Así se sincronizan las cosas a la tecnología de sensores, como un GPS conectado a un ERP en el ámbito del transporte o la logística y máquinas para la cadena productiva.

El valor del IoT no está en la recopilación de datos, sino en el análisis de ellos y en la revolución de la toma de decisiones. Todas las empresas están dispuestas a desplegar sensores, pero solo aquellos que sean capaces de diferenciar los datos, analizarlos, comprenderlos y tomar mejores decisiones podrán extraer valor de ellos.

Movilidad de datos: el papel de la nube

Desde hace varios años, las soluciones disponibles en la Nube han tenido una gran demanda y han sido ampliamente adoptadas por las empresas. La accesibilidad en cualquier momento y con los distintos dispositivos existentes (tablet, smartphone, ordenador) hace que su atractivo sea muy importante. Los costos de adquisición de un ERP en la Nube son mucho más bajos que los de un ERP local que requiere una gran inversión en infraestructura. La nube facilita la sincronización de datos, lo que representa una gran ventaja para las empresas internacionales.

Sin embargo, con las soluciones en la nube, siempre surgen preguntas sobre la seguridad de los datos. Hoy en día, los datos de un ERP se almacenan en servidores de todo el mundo. Para garantizar su seguridad, debes tener cuidado antes de optar por una solución de este estilo. Revisa dónde se almacenan tus datos y en qué servidores.

Los criterios más importantes para la seguridad de los datos son: accesibilidad y respaldo. Las copias de seguridad de los datos de tu empresa en el software deben ser diarias y debes poder tener acceso al historial de datos de tu empresa durante varios años. También debe prestar atención a la disponibilidad de información de su software ERP (99,9% del tiempo).

Datos ERP: teniendo en cuenta el factor humano

Hay que tener en cuenta que, por desgracia, muchas veces la principal falla de un sistema informático no está constituida por la infraestructura ni por el software ERP en sí, sino por la negligencia humana. La intrusión en un sistema que puede poner en peligro los datos del ERP se debe a menudo a malas prácticas, al incumplimiento de determinadas normas de seguridad o a comportamientos inapropiados o incluso prohibidos por parte de quienes manejan los datos.

Por lo tanto, a nivel del ERP y la seguridad, será necesario concentrarte durante su implementación y durante toda su actividad para establecer reglas simples pero estrictas y garantizar que sean observadas por todos. La dificultad no proviene de la solución ERP en sí; el centro del problema radica en los múltiples puntos de entrada que pueden proporcionar las terminales de consulta, las interfaces con herramientas de terceros o los datos recogidos de otro software.

El registro de datos y la trazabilidad de las modificaciones realizadas siguen siendo un elemento esencial a implementar. Ya sea a nivel de base de datos (altas, modificaciones, bajas, trazabilidad de acciones) o para el sellado de tiempo de modificaciones.

Para proteger los datos de su ERP internamente, verifique que cada empleado esté efectivamente restringido en sus acciones: el acceso a las aplicaciones a menudo está bien protegido. Puede restringir el acceso a un módulo específico o solo permitir el acceso a una aplicación para un usuario.

Suele haber diferentes roles que puedes combinar en función de tus necesidades. De este modo, crea perfiles de tipo "rol" que luego se pueden asociar con los usuarios. Por ejemplo, en ExpertEasy ERP, hemos desarrollado diferentes roles para los usuarios:

• Administrador: puede ingresar, modificar o validar datos.
• Visualizador: sólo puede consultar la información sin poder modificarla.
• Autorizador: puede autorizar acciones y firmar documentos para validar el proceso.

Hemos visto que antes de elegir un ERP, es importante analizar los servidores utilizados, así como todos los criterios importantes relacionados con la gestión y el respaldo de los datos de tu empresa. Pero la mayor amenaza para la seguridad de los datos de tu empresa es interna: el factor humano. Por lo tanto, es necesario restringir los derechos y el acceso de los usuarios según su función en tu empresa. Al mismo tiempo, es útil designar un controlador de datos en tu empresa. Su función será garantizar la seguridad de los datos de tu ERP.