Soluciones de facturación electrónica: todo lo que debes saber

Un software de facturación es una solución en línea para gestionar y optimizar la gestión comercial de tu empresa. Es una herramienta que te permite editar tus facturas, cotizaciones y otros documentos como nómina, notas de crédito, retenciones, etc. (dependiendo de las funcionalidades que ofrece el software).

Así, facilita las transacciones entre la empresa, proveedores y clientes. En este artículo veremos cuáles son las características esenciales de un software/módulo de facturación y cómo elegir una solución adaptada a las necesidades de tu empresa.

¿Es obligatorio utilizar un software de facturación?

No es obligatorio el uso de un sistema de facturación, sin embargo es obligatorio emitir tus facturas en formato electrónico (certificado por el SAT). Puedes elegir una solución gratuita (código abierto) donde las funcionalidades suelen ser las más básicas o una solución pagada, como un software de facturación, que es más recomendable para evitar errores de entrada y cálculo.

En todos los casos, tus documentos de venta (facturas, cotizaciones) deben cumplir con la normativa vigente e incluir cierta información obligatoria.

Antes de elegir un software de facturación, verifique si el editor está autorizado para certificar facturas electrónicas (PAC) o, en dado caso, pregunta cuál es su proveedor autorizado para certificar facturas electrónicas. Tu editor de software de facturación debe ser capaz de:

1. Validar los requisitos del comprobante

2. Asignar folio fiscal

3. Incorporar el sello digital del SAT

Si no puede lograr ninguno de los puntos mencionados más adelante, busca otro proveedor de facturación electrónica.

Funcionalidades de una solución de Facturación

Características básicas del software de facturación:

• Editar, generar automáticamente facturas, notas de crédito, nómina, traslado, complemento de pago, retenciones.
• Personalizar las plantillas de factura (con el  logotipo de tu empresa)
• Administrar un catálogo de cliente/proveedor
• Seguimiento de las facturas y su estado con una visión general de cada factura
• Envío de facturas directamente por correo electrónico a clientes/proveedores
• Seguimiento de pagos y pagos pendientes
• Importación rápida de los datos de tus clientes. Por ejemplo, si tienes un archivo de clientes de Excel, debería poder importarlos directamente a tu software para evitar ingresarlos todos manualmente.
• Contabilizar CFDI
• Generación de reportes de Facturación
• Administración de las solicitudes pendientes relacionadas a tus CFDI (Cancelaciones, Vigentes, Rechazados)

Características adicionales dependiendo del software:

• Importación masiva de CFDI
• Opción para agregar los complementos de CFDI (Carta Porte, Acreditamiento del IEPS, INE…), addenda y CFDI relacionados
• Transformación de documentos de venta desde un solo clic. Por ejemplo, la transformación de un presupuesto en una orden de compra o en una factura de depósito.
• Posibilidad de facturar en línea desde cualquier dispositivo con conexión a internet (tablet, smartphone)
• Creación de fichas de productos y servicios para rellenar automáticamente tus facturas
• Gestión de proveedores y edición de órdenes de compra y facturas de proveedores

¿Por qué utilizar un software de facturación?

Usar un software de facturación tiene muchas ventajas. Ahorrarás tiempo a la hora de emitir y certificar tus CFDI y por tanto incrementarás tu productividad, pero sobre todo reducirás considerablemente el riesgo de errores de captura porque todos los datos necesarios para la generación de una factura (datos de producto/servicio, clientes/proveedores) estarían ya previamente registrados en el sistema.

Los beneficios del software de facturación:

• Puedes editar y certificar tus facturas de forma automática.
• No tienes que preocuparte por las regulaciones para tus CFDIs porque el software integra directamente la información obligatoria y los cambios legislativos.
• Puedes enviar tus documentos certificados directamente por correo electrónico con un solo clic a los destinatarios que desee.
• Las empresas están obligadas a conservar cualquier documento emitido o recibido en el ejercicio de su actividad durante un período mínimo de 5 años. Al utilizar un software de facturación, todos tus documentos y documentos se guardan y archivan por fecha, lo que te permitirá encontrarlos fácilmente.
• Puedes realizar un seguimiento de tus pagos
• Todos los datos de tus clientes están centralizados en una sola interfaz.

¿Cómo elegir tu software de facturación?

Puede ser difícil elegir entre las soluciones de facturación electrónica que hay en el mercado.

En primer lugar, te recomendamos que hagas una lista de tus necesidades. Por ejemplo: si eres una empresa de transporte, en tu caso será imprescindible que tu solución de facturación electrónica tenga el complemento Carta Porte.

Aquí hay una lista de puntos que debes verificar antes de elegir una solución de facturación:

• Software simple o específico: Determina cuál es el nivel de especificidad para tu industria. Si es simple, es porque no tienes alguna necesidad en particular, pero si es específico, busca una solución que satisfaga tus necesidades.
• Nivel de asesoría y soporte técnico: Elige un proveedor que pueda resolver tus dudas y cuyo soporte técnico esté incluido. Promueve soluciones con soporte técnico accesible las 24 horas del día y por diferentes medios (teléfono, correo electrónico, mensajería instantánea).
• Solución multiempresa: Un factor fundamental es cuántas empresas, con diferentes RFC, puedes administrar desde la misma cuenta.
• Precios de los folios digitales: Elige una solución que te asegure el mejor precio por folio digital o paquetes de sellos con precios preferenciales.
• Tiempo de timbrado: El tiempo de timbrado es primordial, por eso el sistema de facturación que seleccionas debe timbrar en menos de 2 segundos cada comprobante CFDI.
• Resguardo de facturas: En la ley, el SAT pide poder consultar los documentos de tu empresa por un periodo mínimo de 5 años. Es necesario que tus proveedores te garanticen que tus datos estarán guardados en un servidor y que, sobre todo, puedas consultarlos aunque ya no seas cliente.
• Facturación 100% en línea: Una buena solución debe permitir facturar en línea desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo (tablet, smartphone).
• Actualización periódica: El proveedor debe ofrecerte un servicio sin interrupciones y un sistema actualizado ante los cambios y ajustes solicitados por el SAT en México.
• Usuarios, acceso y rol: Una solución bien pensada debe ofrecer la posibilidad de administrar usuarios por rol. En ExpertEasy ERP podemos asignar diferentes roles como Visualizador, Operador y restringir el acceso de ciertos usuarios a ciertos módulos.

Finalmente, la mayoría de los proveedores ofrecen probar su software durante un periodo de tiempo específico. No dudes en probar varios programas para asegurarte de elegir el que más te convenga.