¿Cómo redactar un pliego de especificaciones?

El pliego de especificaciones es el primer paso para configurar y planificar tu nuevo proyecto. Cualquiera que sea la naturaleza de este nuevo proyecto (creación de un sitio web, desarrollo de una aplicación), existen reglas para la redacción de especificaciones.
De hecho, al definir claramente tus necesidades y las especificaciones de tu proyecto, podrás, a través de esta herramienta de gestión, hacer que tus expectativas sean comprensibles para todos los actores involucrados en el proyecto.

 

¿Qué es un pliego de especificaciones?

El pliego de especificaciones es un documento que resume todas las funciones que tendrá la solución deseada al final del proyecto. Por lo tanto, tiene en cuenta las especificaciones técnicas que deberá cumplir esta solución, así como las necesidades que deberá satisfacer.

Esta herramienta se puede utilizar tanto interna como externamente (licitaciones) y ahorrará tiempo a los distintos interesados ​​en la comprensión de tu proyecto.

Existen diferentes tipos de especificaciones:

Las especificaciones técnicas. Estas especificaciones se centrarán en los requisitos técnicos y las limitaciones del proyecto. También pueden representar solo una parte de una especificación más global y enumerar las restricciones de diferentes tipos:

• Económicas
• Industriales
• Ambientales
• Materiales

Este tipo de especificación es sin duda la más útil; de hecho, es la más completa y práctica para informar a un desarrollador sobre tu proyecto.

Las especificaciones funcionales. Este segundo tipo de especificación se centrará en las necesidades funcionales y en cómo la solución las satisface. A menudo se solicita antes de cualquier análisis técnico. De hecho, es gracias a este tipo de guía que se definirán las necesidades generales, lo que permitirá, en particular, verificar que las necesidades identificadas por los clientes estén de acuerdo con las de los usuarios finales de la solución.

 

¿Qué contiene un pliego de especificaciones?

Los pliegos de especificaciones pueden contener una gran cantidad de información y datos, incluyendo:

• Las funcionalidades necesarias de la solución
• Las limitaciones técnicas del proyecto
• El historial de proyecto similar o un estado del existente
• Una explicación detallada de las necesidades
• El presupuesto
• La lista de partes interesadas y sus respectivos roles

 

¿Cómo hacer un pliego de especificaciones?

Descubre una metodología simplificada para producir un pliego de especificaciones bien estructurados.

 

1. Presentación del proyecto y contexto

En esta parte, puedes presentarte a ti mismo, así como a tu empresa y tu proyecto, especialmente si tus especificaciones están destinadas a interlocutores externos. Esto les permitirá entender mejor quién eres y qué estás pidiendo.

Durante este paso, también deberás explicar tu enfoque y el contexto de tu proyecto. Asegúrate de mencionar si existe o no historial de un proyecto similar. También puedes detallar tu modelo de negocio para que podamos asesorarte sobre el interés real de las funcionalidades solicitadas.

De manera más general, presenta a tu público objetivo, así como sus características y los hábitos de los futuros usuarios de la solución.

También deberás indicar todas las partes interesadas que participarán en el diseño del proyecto (internas o externas) indicando su nombre, su función y sus datos de contacto.

 

2. Establecer necesidades y limitaciones

En esta segunda parte, deberás detallar tu solución a través de las necesidades que tendrá el usuario, las restricciones técnicas que definen tu proyecto y todos los requisitos de tu solución. Será necesario describir tus objetivos y las necesidades técnicas que tienes para este proyecto, pero también las necesidades de los usuarios finales.

 

Tus metas: Tu proyecto puede tener uno o más objetivos. Depende de ti el identificarlos y resaltarlos en tus especificaciones.

Ejemplo de objetivos: Atraer nuevos prospectos, lanzar un producto, ingresar a un nuevo mercado, desarrollar una aplicación, aumentar las ventas.

 

Tus necesidades: Puedes tener ciertas expectativas con respecto al grado de apoyo e involucramiento de las partes interesadas en la realización de tu proyecto. Si es así, también es importante que lo especifiques.

Ejemplo de necesidades: Soporte para hosting, capacitación en la herramienta final, servicio postventa, reporte mensual.

 

Las necesidades de tus usuarios: Comienza enumerando todas las necesidades que tu futura solución satisfará. Luego, para comprender completamente las necesidades futuras de tu usuario, puede crear casos de uso para describir paso a paso cómo lograr cada necesidad detallando cada paso.

Ejemplo: Necesidad: "Comprar un producto" Pasos: Consulto un producto > Lo agrego a la cesta > Elijo un método de envío > Ingreso mis datos > Pago

 

Restricciones técnicas: Tu proyecto puede tener restricciones específicas, y si este es el caso, debes comunicarlas lo antes posible a las partes interesadas. De hecho, esto puede tener un impacto durante la implementación del proyecto e involucrar diferentes tomas de decisiones.

Ejemplo de restricciones:

• CMS de desarrollo
• CRM existente
• Sistema de explotación
• Desarrollo de nuevas funcionalidades a planificar
• Aplicación conectada a un ERP

 

3. Indicar los plazos y el presupuesto deseado

En esta parte, deberás especificar si tienes una fecha límite para este proyecto. Atención, para determinados proyectos es importante que tengas en cuenta que este plazo es solo indicativo. Sé realista, especialmente en proyectos muy técnicos.

Mencionar el presupuesto también es muy importante, sin embargo, al igual que los plazos, puede no estar en línea con el costo real de tu proyecto porque muchos factores son variables.

 

 

El objetivo no es hacer un pliego de especificaciones con un número incalculable de páginas (a menos que el proyecto lo requiera, por supuesto). De hecho, lo principal es tener una “guía” precisa para hacer las preguntas correctas en el momento correcto y, finalmente, no ir en la dirección equivocada durante el desarrollo del proyecto. Los pliegos de especificaciones son fundamentales para sentar las bases de un nuevo proyecto y compartirlo con las diferentes partes implicadas en el mismo.