¿Cómo puedo sobrevivir a las fallas en mi software ERP?

Algunas señales de advertencia deberían existir cuando tu software ERP: falla con demasiada frecuencia, no se actualiza con las nuevas regulaciones vigentes, no se alinea con tus nuevos procesos administrativos y operativos o el servicio al cliente nunca es accesible. Todos estos precursores deberían hacerte pensar en un cambio de software.

Incluso si tu solución ERP funcionó bien en sus primeras etapas, una pérdida de fuerza en el sistema de gestión o un deterioro repentino en su rendimiento debería poner fin a tu relación con su editor.

¿Qué hacer entonces para recuperarse o prevenir estas situaciones complicadas o incluso conflictivas, con tu editor de software, que pueden poner en peligro la gestión de tu empresa?

Caso n ° 1: Mi software de gestión ya no está actualizado

Cuando adquiriste tu sistema de manejo empresarial, estaba a la vanguardia de la tecnología y los requisitos de tu industria. Pero desde entonces, tu software de gestión empresarial ha cambiado poco, hasta el punto de volverse obsoleto. Si tu editor no ofrece una nueva versión, no ofrece migrar a un nuevo software o si ha optado por una licencia perpetua, debes preguntarte imperiosamente si debes elegir un nuevo editor de software para tu empresa.

De hecho, continuar trabajando con un ERP que ya no está actualizado puede volverte vulnerable en temas de seguridad o simplemente corres el riesgo de dejar de respetar las normas legislativas, financieras o contables vigentes. Esto se convierte en un problema importante cuando se trata de hacer tus declaraciones ante al SAT y mantener la confidencialidad de tus datos.

Un editor que no comprenda estos requisitos o que no pueda cumplirlos ya no podrá apoyarte en el desarrollo de tu negocio. Por eso es muy importante contar con un ERP realizado por expertos contables, fiscales, legales y de tecnologías de la información para que tu software se actualice periódicamente (varias veces al año).

Caso n ° 2: Mi editor de software no brinda mantenimiento ni capacitación

Más que el software de gestión empresarial en sí, el soporte y la supervisión que ofrece tu editor de software son cruciales. Adquirir un ERP es una inversión que se extiende por varios años y debe ser recogido rápidamente por tus equipos para que estén operativos. Sin embargo, si al adquirir tu software, no hubo un seguimiento o incluso una sesión de implementación y capacitación por parte de tu proveedor, debes revisar otra solución.

Si sientes que tu editor te está dejando solo con tu nuevo software y que tus colaboradores se sienten perdidos durante averías o fallos sin poder hablar con el servicio de atención al cliente, entonces debes cambiar rápidamente de solución porque permanecer en esta situación implica riesgos a corto y largo plazo:

• Acumulación de errores o imposibilidad para operar el software en tu empresa
• Pérdida de productividad
• Degradación del desempeño de tu empresa
• Desmotivación de tus colaboradores ante problemas sin solución

Si el mantenimiento, la asistencia o la capacitación son inexistentes, demasiado costosos o ineficaces, se hace imprescindible acudir a un nuevo proveedor que comprenda la importancia del apoyo personalizado. En relación con las habilidades técnicas y humanas, el mantenimiento, el soporte y la capacitación de tus equipos son los pilares de una integración de software exitosa. Desde el principio, preguntes a tu editor de software:

• ¿La capacitación está incluida? Si no, ¿cuál es el precio?
• ¿El servicio al cliente está incluido en el precio de la licencia?
• ¿Cómo podemos ponernos en contacto con el servicio de atención al cliente (telefono, correo)?
• ¿Cuáles son los horarios de atención al cliente?

Caso 3: Mi proveedor de software de gestión se declaró en quiebra

Otro escenario es que tu software ERP es perfecto para tu empresa, pero tu proveedor ha quebrado. Una vez más, la situación es complicada: dependiendo del tamaño de la empresa en quiebra y de la solidez del software, es de esperar que otra empresa se haga cargo del software.

Sin embargo, en la mayoría de los casos estarás expuesto a riesgos potenciales: en el mejor de los casos, tu software mantendrá muchos cambios y en el peor, será abandonado.

Para evitar una vez más este percance en la elección de tu nuevo proveedor, no dudes en investigar detenidamente la empresa a la que confiarás un elemento estructurador de tu organización empresarial y tu competitividad. Por supuesto, ninguna estructura está a salvo de la quiebra, sin embargo, asegúrate de que el software dure haciéndote las siguientes preguntas:

• ¿Cuánto tiempo lleva el software en el mercado?
• ¿Cuántos clientes están usando este software?
• ¿Cuál es el tamaño de la empresa?

Al mismo tiempo, comprueba que el proveedor de software permanece cercano y atento a sus clientes, ofreciendo servicios de personalización y seguimiento, a diferencia de los editores de software generalistas, que suelen ser demasiado rígidos. En caso de duda, ponte en contacto con sus clientes y conoce su opinión sobre sus servicios.

¿Cómo cambiar el editor de software ERP?

¿Has tomado la decisión de cambiar tu software ERP? Como hemos visto anteriormente, no dudes en estudiar la organización y la experiencia de tu socio potencial. Comprueba también que compartes la misma visión sobre el desarrollo y la gestión de tu empresa. Ante los cambios en la sociedad y la legislación, la digitalización y los cambios en los patrones de consumo, tu nuevo editor de software ERP debe ser como tú: emprendedor, ágil y en constante evolución. De hecho, el software ERP que se ofrece debe ser escalable y, al mismo tiempo, ofrecer características que se adapten a las transformaciones de tu negocio.

Por eso, ExpertEasy ERP ofrece una solución de gestión global, con módulos directamente diseñados para ser adaptables y personalizables: es posible implementarlos a medida que tu negocio crece y adaptarlos a tus necesidades. Esta flexibilidad nos permite dar una respuesta eficaz a tus necesidades y el crecimiento de tu empresa.

Por último, no olvides preguntar a tus futuros proveedores sobre su forma de diseñar la integración de su software, además de la capacitación y asistencia brindada, para no encontrarte solo con tu nueva herramienta una vez adquirida.