¿Cómo tener una mejor organización en las finanzas de tu empresa?

La contabilidad financiera permite evaluar la calidad de la gestión y la eficiencia de tu empresa. Una buena gestión financiera te permite determinar tu situación financiera y dirigir el flujo de efectivo a las fuentes adecuadas. En este artículo veremos cómo organizar y analizar las finanzas de tu empresa.

 

Planificar tus finanzas

Una buena gestión de tus finanzas se traduce en una buena planificación. Por tanto, es fundamental crear planes reales para cada mes, trimestre y año. Aunque la tasa de cambio y la incertidumbre en los mercados y para tu negocio es alta, aún necesitas tener un plan para organizar tus finanzas. En el proceso de planificación, puedes analizar los resultados de tus últimos balances y, al hacer una estimación de tus próximos períodos de actividad, pronosticar el resultado financiero.

Si la incertidumbre es alta, se esperan tres escenarios:

• Un escenario optimista
• Un escenario realista
• Un escenario pesimista

 

En este proceso, es importante tener en cuenta todos los factores y determinar el escenario más probable.

Para llevar a cabo tus planes financieros, la sincronización es la clave especialmente entre las áreas de compras y ventas. El software ERP te permite centralizar todos tus procesos operativos y administrativos y obtener una visión general de tus ingresos y gastos.

 

Brindar una oportunidad de control financiero a cada socio

Si tu negocio tiene varios socios / inversores que no están involucrados en la gestión operativa de tu empresa, no debes olvidar incluirlos en tu gestión financiera. La falta de transparencia sobre tus gastos puede manchar las relaciones que tienes con tus socios.

La creación y seguimiento de estados financieros permitirá que tu empresa y tus socios tengan siempre un monitoreo de gastos y control del presupuesto establecido. El informe financiero puede ser elaborado por tu contador o un tercero. Si tienes implementado un ERP, puedes consultar directamente los reportes de los estados financieros de tu empresa seleccionando el periodo que quieres analizar. El objetivo es que sea accesible en todo momento para tus socios para que tengan acceso a los datos necesarios y tomar las decisiones adecuadas.

 

Mantener cuentas separadas

El dinero utilizado para fines personales debe mantenerse separado de tu cuenta profesional. Es importante percibirlo precisamente como el dinero de tu negocio para que se reinvierta en el desarrollo de tu empresa. Si tus gastos empresariales se mezclan con tus gastos personales, te resultará más difícil determinar los gastos reales y, por lo tanto, las ganancias de tu negocio.

 

Aprovechar de las capacidades de un ERP

El software ERP ayuda a administrar tu contabilidad y controlar tus finanzas. La automatización de tus procesos contables te será de gran beneficio. Gracias a un sistema de gestión integrado, tus empleados podrán realizar sus tareas más rápidamente, el sistema podrá indicar si existen errores de cálculo y ciertos pasos como el cálculo del IVA se realizarán de forma automática. El ERP con el control de los presupuestos, facilitará la gestión financiera de tu empresa. Los informes financieros serán de gran ayuda para analizar los gastos e ingresos de tu negocio en tiempo real y por área.

Recuerda estar siempre atento a las novedades financieras y contables y asegurarte de que tu ERP esté al día con las últimas normativas vigentes. A la hora de elegir tu proveedor, también es importante comprobar de antemano que se realicen copias de seguridad con regularidad y que, en caso de algún problema, puedas tener acceso a la información que posteriormente se haya registrado en el software.

 

Analizar los riesgos de los nuevos mercados

Cuando has decidido entrar en un nuevo mercado, el riesgo es importante. Ten cuidado de no ceder a la imposición o la influencia de terceros. Antes de ingresar a un nuevo mercado, debes consultar con tu área financiera y analizar el riesgo financiero.

El responsable de las finanzas debe asumir riesgos justificados y reducir los posibles efectos negativos de los mismos.

Cuando tu empresa ingresa a un nuevo mercado, primero debes explorar la situación y luego planificar tu inversión financiera. La primera fase debe ser una fase de exploración de mercado y debe realizarse dentro de tu empresa (¿tengo los recursos necesarios?, ¿cuáles son mis capacidades de producción?). Luego, mediante un estudio de mercado, una encuesta a expertos probando una hipótesis lanzando un proyecto piloto (prueba).

Finalmente, se trata de comprender mejor los mecanismos del mercado objetivo:

• ¿Qué productos tienen demanda?
• ¿Cuáles son los precios cobrados?
• ¿Tiene el mercado la capacidad suficiente para cumplir con mis objetivos financieros?

 

Entender mejor tu propio mercado

Si no conoces a tus clientes ni a tus competidores, tu empresa puede perder dinero muy rápidamente. Por ejemplo, si creas productos que nadie compra o tus productos / servicios tienen un precio demasiado alto o demasiado bajo, perderás clientes o reducirás tus ganancias.

Sin este conocimiento, es fácil lanzar una campaña publicitaria que no produzca los resultados deseados.

Necesitas conocer tu mercado y recopilar regularmente datos sobre el mismo, además del nicho, los clientes, la competencia y las tendencias. Afortunadamente, ahora existen muchos sistemas avanzados, como los CRM, que te permite entender mejor las expectativas y necesidades de tus clientes actuales y potenciales.

 

Conocer el idioma de las finanzas

Hacer negocios es un flujo constante de soluciones de gestión financiera. A medida que tu empresa crece, debes poder tomar decisiones financieras cada vez más importantes. Incluso si tienes un gerente de finanzas en tu equipo, aún debes poder hablar con él en el mismo idioma para formular objetivos comerciales y financieros.

Es por eso que debes asegurarte de mejorar tu educación financiera leyendo libros, manteniéndote al día con las noticias financieras, asistiendo a seminarios web, conferencias y comunicándote con socios con más experiencia en el área de administración financiera.