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2022-01-13

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La automatización de tareas es un proceso cada vez más utilizado por las empresas porque permite optimizar los flujos de trabajo. La digitalización de las tareas laborales es un proceso fundamental para que tu empresa sea competitiva en los mercados. En este artículo veremos ¿qué es el BPA?, ¿cuáles son sus principales ventajas? y ¿cómo lo puedes usar para optimizar tu negocio?

 

BPA: Definición

El BPA (Business Process Automation) incluye todo lo que tiende a automatizar la ejecución de tareas y procesos especifícos. El objetivo es mejorar y acelerar los flujos de trabajo de tu empresa.

Cuando estos procesos se gestionan de forma especializada, suelen implicar muchos documentos, cadenas de correo electrónico y delegaciones de tareas. Por eso, hasta el error más pequeño puede generar problemas de ineficiencia, fallas de comunicación e incumplimiento de los plazos, los cuales aumentan gradualmente.

Por lo general, se encuentra como un software implementable. El objetivo principal del BPA es optimizar la velocidad y la eficiencia de tus procesos. Al mismo tiempo, liberar tiempo para que tus empleados puedan concentrarse en las acciones que son más importantes y requieren más atención para tu negocio.

Automatizar los procesos de trabajo es darle a una computadora la responsabilidad de administrar ciertos procesos dentro de tu empresa. Las soluciones de BPA usan las tecnologías de inteligencia artificial (IA) para interpretar mejor los datos no estructurados, lo cual ofrece una experiencia optimizada del usuario, ya que la tecnología logra resolver la ambigüedad e interactuar con las necesidades del usuario sin tener que recurrir a un especialista técnico.

 

BPA, BPO, BPM, RPA: ¿Cuál es la diferencia?

El BPA es la última evolución fruto de una larga lista de mejoras digitales: BPO, BPM, RPA... Vinculados entre sí, estos avances tecnológicos son complementarios. Para comprender completamente qué es el BPA, aquí hay algunas definiciones de los procesos que tienen como objetivo optimizar tus procesos de trabajo:

BPO

La subcontratación de procesos de negocio (Business Process Outsourcing) es la subcontratación de tareas repetitivas, como la entrada manual de datos, a un país donde los salarios son en general más bajos. Es decir, confiándolos a una empresa externa.

BPM

La gestión de procesos de negocio (Business Process Management) es una estrategia entre los equipos comerciales y de TI para remodelar, analizar y optimizar los procesos de forma integral con el fin de lograr objetivos especifícos. El objetivo del BPM es doble: reducir costos y proporcionar una visión general del funcionamiento económico de la estructura de tu empresa para optimizar tus procesos con el paso del tiempo.

RPA

La automatización de procesos robóticos (Robotic Process Automation) también está relacionada con la automatización de ciertas tareas repetitivas mediante software. El RPA consiste en automatizar determinadas tareas repetitivas utilizando un software preparado para reproducir las decisiones que toman las personas (p. ej., copiar y pegar datos en un campo). Esta solución de procesamiento empresarial está más enfocada a las tecnologías y cómo automatizar su ejecución y por lo tanto optimizar el tiempo de trabajo de tus empleados.

BPA

Ya presentamos una definición de BPA anteriormente en este artículo. Se trata de todo aquello que tenga como objetivo realizar tareas y completar procesos especifícos mediante la automatización; por tanto, para mejorar el flujo de trabajo de tu empresa.

 

Las ventajas del BPA

Los beneficios de implementar un BPA en tu empresa son numerosos. Los principales beneficios de implementar un BPA son los siguientes:

  • Ahorro de tiempo y eficiencia: BPA se basa en IA y en un proceso automatizado. Por lo tanto, el software puede funcionar de manera continua y sin detenerse mientras mantiene una mayor confiabilidad y precisión.
  • Reducción de costos: El software le permite reducir la contratación específica para tareas que ahora serán automatizadas. Implementado directamente en su servidor, el software ocupa menos espacio en una oficina.
  • Menos errores: Confiar la gestión de tareas a una IA lo libera de la remediación y otras comprobaciones adicionales. El software tiene una precisión cercana al 100%. Los errores relacionados, por ejemplo, con la introducción o copia de datos ya no son relevantes gracias a la automatización.
  • Empleados más enfocados: Al eliminar las tareas repetitivas de los horarios de sus equipos, ahorran mucho tiempo. Por tanto, dispone de más tiempo para llevar a cabo su actividad principal. Sus empleados tienen más tiempo para dedicarlo a actividades más importantes y estimulantes.

 

Ejemplos prácticos del BPA

El BPA puede ser útil para todas las industrias. Descubre algunos casos de uso de BPA y evalúa su posible beneficio para tu empresa:

Gestión de gastos comerciales

Anteriormente, los recibos y facturas se compartían entre las diferentes áreas de tu empresa: la misma información era extraída varias veces por varias personas diferentes. Ahora usa un software de minería de datos que extrae los datos una vez y los comparte con el flujo de trabajo de destino.

Por ejemplo: un empleado envía una factura al departamento de finanzas. Ya no es necesario guardar la factura durante días, el área de finanzas ya no necesita procesarla manualmente (extraer, verificar, calcular, verificar y reembolsar). El software de gestión de gastos acorta y acelera el proceso.

El empleado solo necesita escanear la factura. La información relevante se extrae directamente, se analiza según parámetros de seguridad, siendo los niveles de validación también definidos por tu empresa. Una vez extraídos, se pueden guardar en el software de contabilidad.

Registro de cliente

Todo lo relacionado con los datos personales de tus clientes es un tema delicado. Se vuelve muy arriesgado subcontratar este proceso a riesgo de revelar información sensible y confidencial a terceros. El BPA es una solución segura especialmente en el sector bancario donde la verificación de la identidad del cliente es un proceso muy frecuente. Por ejemplo, cuando se trata de verificar la identidad de un cliente es necesario verificar que la información cumplimentada en el formulario corresponda a la presentada en la prueba de identidad aportada.

Un proceso de verificación con una solución automatizada es el siguiente:

  • El cliente escanea su prueba de identidad. La aplicación detecta bordes, mejora y optimiza el brillo.
  • Compara la información del documento de identidad con la del formulario.
  • La foto está aislada y se compara con una selfie tomada por el cliente con su teléfono inteligente.
  • La firma también se aísla y se compara con una firma digital solicitada al cliente.
  • La autenticación está completa, el cliente puede acceder a su cuenta o información confidencial.