¿Cómo definir un plan de producción eficiente?

Para maximizar la productividad, cualquier empresa necesita un plan de producción sólido.

La planificación es un proceso complejo que cubre una amplia gama de actividades destinadas a garantizar que los materiales, equipos y recursos humanos estén disponibles cuando y donde se necesiten. El objetivo de la planificación de la producción es ayudarte a determinar como ejecutar a tu empresa y calcular el tiempo para alcanzar tus objetivos.

 

¿Cuáles son las ventajas de un plan de producción?

Las ventajas de una planificación de la producción eficaz son numerosas:

• Reducción de los costos laborales al eliminar el tiempo perdido y mejorar el flujo de trabajo.

• Disminución de los costos de inventario como resultado de la reducción en la necesidad de mantener existencias de seguridad y el exceso de inventarios de productos en proceso.

• Optimización del uso de equipos y aumento de capacidad.

• Mejora de la puntualidad de las entregas de productos y servicios.

La planificación de la producción es un proceso crítico que es esencial dominar para garantizar la sostenibilidad de tu negocio.

 

¿Cuáles son los factores clave en un plan de producción?

Para beneficiarte de una planificación eficaz, es esencial comprender los factores claves que constituyen tu plan de producción.

 

1. Previsión de ventas

Para desarrollar un plan de producción óptimo, debes tener un buen conocimiento de las expectativas del mercado. La mayoría de las empresas no tienen conocimiento de sus ventas futuras, pero es importante poder definir con precisión las ventas previstas de tu empresa. Para establecer pronósticos de ventas, puedes analizar datos históricos de ventas, tendencias del mercado y pedidos establecidos.

Para determinar tus ventas futuras, el análisis de campo, los estudios de mercado y la comprensión de los resultados anteriores te permiten desarrollar una mejor estrategia de acción.

 

2. Control de inventario

Un perfecto conocimiento de los niveles de inventario de tu empresa te permite asegurar el buen abastecimiento de tu cadena productiva. Para ello, los ERP, gracias a la automatización de procesos, te permiten obtener en tiempo real el nivel de tus existencias, así como estimar el punto de reposición con precisión gracias al análisis de las entradas y salidas de tu inventario.

 

3. La disponibilidad de recursos de producción

La disponibilidad de recursos corresponde a un tiempo disponible que es el tiempo asignado entre los diferentes procesos para permitir que todos los pedidos se encaminen de un extremo a otro de tu cadena de producción.

La planificación de la producción ayuda a definir el tiempo disponible para asegurarte que se esté utilizando correctamente. La planificación debe maximizar tu capacidad operativa y no excederla. El plan de producción no debe definirse sobre la base de la producción total porque siempre es preferible dejar margen de maniobra en caso de que surja un imprevisto.

 

4. Estandarización de los pasos de producción y el tiempo

Para determinar los pasos de producción, el método más común es mapear los procesos en el orden en que tienen lugar y luego indicar el tiempo promedio que tomó completar cada paso. Recuerde tener en cuenta que algunos pasos se pueden realizar simultáneamente.

Después de mapear tus procesos, sabrás cuánto tiempo lleva completar todo el trabajo. Cuando las actividades son repetitivas o similares, es mejor estandarizar el trabajo y el tiempo requerido. Se recomienda fuertemente documentar actividades similares y utilizarlas como punto de referencia para establecer el flujo de trabajo futuro y los plazos.

 

5. Factores de riesgo

Al recopilar datos históricos y relacionarse con un trabajo similar que ya se ha realizado, puedes evaluar los factores de riesgo. Para cada problema en tu línea de producción, se deben de enumerar los tiempos de ejecución, los materiales utilizados y las fallas que han ocurrido.

Cuando los riesgos son importantes, es una buena práctica realizar un análisis del modo de falla y asegurarte de que existan controles para eliminarlos o minimizarlos. Este método te permitirá mitigar problemas futuros relacionados con tu línea de producción.

 

¿Cómo planificar el trabajo?

Como primer paso, el plan de producción debe abordar los elementos clave que permitirán comenzar la producción para garantizar un flujo de trabajo ininterrumpido.

 

Orden de suministro

Los equipos y servicios con plazos de entrega prolongados o que se envían desde lejos, deben solicitarse mucho antes de la producción. Por lo tanto, es importante definir los tiempos de entrega de tus proveedores para que te entreguen los materiales de forma periódica y garantizar el suministro ininterrumpido de la cadena de producción.

 

Compra de equipo

Puede llevar más tiempo adquirir herramientas y equipos especializados para iniciar el proceso de producción. Es posible que el equipo deba fabricarse a medida o simplemente sea difícil de ensamblar e instalar. También es posible que se requiera capacitación especializada para operarlo.

 

Adquisición y formación de recursos humanos

Los puestos clave o especializados pueden requerir una amplia formación en equipos especializados, procesos técnicos o requisitos reglamentarios.

Los solicitantes de estos puestos deben estar sujetos a entrevistas en profundidad con respecto a sus habilidades. Al contratar, se debe de considerar suficiente tiempo para la capacitación y asegurarnos de que el empleado haya dominado las habilidades necesarias antes de comenzar el trabajo.

 

Priorización de actividades productivas

A medida que recibes los pedidos deberán ser manejados individualmente y de acuerdo con su nivel de prioridad, con el fin de determinar los tiempos de trabajo y la capacidad de su empresa para cumplir con este pedido. Deberás definir estos diferentes puntos:

- ¿Hay existencias disponibles donde se iniciará el trabajo?

- ¿Cuento con los recursos necesarios (humanos y materiales) para cumplir con este trabajo?

- ¿El número de horas preestablecidas corresponde al tiempo disponible asignado?

 

Comunicar el plan

Después de haber establecido que se cumplen todos los criterios para iniciar la producción, debes comunicar el plan a los empleados que lo implementarán.

Para acelerar el proceso, puedes equiparte con una base de datos o un software ERP.

Sin embargo, es mejor utilizar también una representación visual para comunicar los programas de producción a los trabajadores del taller. Algunos ERP te permiten establecer planes de producción a través de tablas y calendarios, descargables e imprimibles.

 

Mejora y cambio continuo de procesos

Uno de los desafíos más grandes en la planificación, es realizar un seguimiento de los cambios en los pedidos. Deberás cambiar tu plan para que coincida con estos cambios y notificar al personal de la planta. También tendrás que hacer un seguimiento con las distintas áreas asignadas ​​para solucionar cualquier problema.

Otro desafío que conlleva la creación de un plan de producción es la mejora continua de los procesos. Después de haber resaltado las fuentes de desperdicio, puedes aplicar los principios de eficiencia operativa y producción de valor agregado para reducir desperdicios, acortar procesos, mejorar costos y tiempos de entrega.

Para aumentar tu eficiencia, es fundamental revisar periódicamente todos tus procesos. Tener una visión global de la eficiencia de tus procesos te permitirá obtener:

• Una mejora en la calidad de tus productos que satisfaga mejor las necesidades de sus clientes.

• Un aumento de la velocidad de tu cadena de producción gracias a una mejor gestión de los stocks.

• Una reducción de los riesgos de producción

• Una mayor confiabilidad de tus productos y de tus clientes, haciendo coincidir el producto correcto, en el momento correcto y en el lugar correcto.