Costo de un ERP: ¿Qué presupuesto definir?

La decisión de implementar un nuevo software ERP siempre va de la mano de la definición del presupuesto que tu empresa puede dedicarle. El presupuesto te permitirá seleccionar una solución de acuerdo con las necesidades de tu negocio, pero también con tus medios.

Algunos costos son bastante simples de definir y se pueden comparar fácilmente entre las diferentes soluciones. Este es el caso del presupuesto de licencias inicial. Sin embargo, un proyecto ERP no se detiene con la compra de licencias, ni siquiera con su implementación, sino que debe verse como un todo y tener en cuenta todos los demás costos ocultos o internos.

 

1. ¿Qué presupuesto deberías planificar para adquirir licencias?

El presupuesto de adquisición o uso de software es posiblemente el costo más obvio para definir para cualquier proyecto de ERP, con el riesgo de centrarse demasiado en este presupuesto, que para algunos proyectos representa una parte bastante pequeña del proyecto general.

La tendencia es reducir el precio de las licencias a un precio por usuario para poder comparar varias soluciones entre ellas. La diferencia puede ser significativa entre soluciones de varios cientos de pesos por usuario y otras soluciones de varios miles de pesos.

Incluso si la licencia parece ser el elemento de presupuesto más fácil de comparar entre las diferentes ofertas, hay algunas cosas que deben verificarse antes de tomar una decisión:

• ¿Todos los módulos disponibles están incluidos en el precio? ¿O tendrás que pagar más cuando quiera iniciar una nueva función? Este argumento es particularmente válido para las soluciones ERP que tienen muchos módulos. Algunos programas aprovechan la venta de módulos separados agregando docenas de complementos pagados para acceder a ciertas funciones.

• ¿Existen diferentes tipos de licencias? Esto puede ser particularmente cierto para los proyectos de ERP, donde convencionalmente existen 2 tipos de licencias: la licencia completa para un usuario que tendrá acceso a todas las funcionalidades de ERP, y la licencia de visualizador para los usuarios más ocasionales que solo usarán gráficos o informes para ver y monitorear el trabajo.

• ¿Licencia multi-empresa o licencia individual? Otros puntos de atención especialmente para empresas de consultoría o servicios es: ¿tengo que pagar una licencia por usuario y por empresa o puedo usar la misma licencia de usuario para varias empresas?

 

2. Instalación del software

El presupuesto de instalación suele ser solo una pequeña parte del proyecto, puede variar según la tecnología del software ofrecido y también la infraestructura de TI que ya existe en tu empresa.

El ERP disponible en la nube no requiere una inversión en hardware dedicado, y los tiempos de instalación de dicho software también suelen ser muy rápidos, ya que la mayoría de las veces implica conectarse a una URL.

Por el contrario, algunos softwares requieren inversiones significativas en hardware informático dedicado (servidor, máquina virtual, copia de seguridad, sistema de monitoreo, antivirus, etc.) y tiempos para configurar este hardware e instalarlo en cada estación de trabajo de su empresa, lo que puede aumentar la factura de servicios de proyectos. También debes tener en cuenta el costo de mantenimiento (interno o externo) de esta infraestructura, y considerar que habrá que actualizarla periódicamente para adaptarse a los cambios en tu negocio (usuarios adicionales, nuevas actividades, nuevo sitio, etc.).

Si no tiene un departamento de TI o un sistema de información ya implementado en su empresa, se recomienda que compare seriamente los pros y los contras de una oferta local frente a una oferta en la nube.

El software en la nube a menudo se ofrece en un plan de suscripción que en la mayoría de los casos incluye licencias, instalación de software, mantenimiento y soporte, y además todos los costos de infraestructura.

 

3. Capacitación de usuarios

La capacitación de tus empleados es un punto clave y una inversión fundamental en la apropiación del nuevo ERP. El precio de la jornada de capacitación puede variar según el software que elijas. Por tanto, es importante definir con tus posibles proveedores de software cuál será el precio de la jornada de capacitación y el número de empleados que deberán asistir a esta formación.

 

4. El contrato de mantenimiento de un ERP

A menudo ofrecido como opcional, el contrato de mantenimiento es esencial para el software ERP. El contrato de mantenimiento da acceso a actualizaciones menores y mayores del ERP.

Esta es la garantía de la continuidad del servicio y la durabilidad de tu solución. Invertir en un ERP es una inversión a largo plazo, por lo general durante 10 años o más. El contrato de mantenimiento cubre, en particular, todos los costes de I + D, lo que permite que el software siga siendo eficiente y esté actualizado con los diversos desarrollos tecnológicos, informáticos y normativos.

El precio de un contrato de mantenimiento varía según el proveedor. Suele ser un porcentaje del precio de las licencias de software adquiridas, con un promedio del mercado entre el 16% y el 20%.

 

5. Integra los costos ocultos y los costos internos de un proyecto ERP

Algunos costos no son obvios al analizar las cotizaciones de precios, pero rápidamente pueden tener impactos muy significativos. Se debe tener en cuenta el costo de una infraestructura de TI, por ejemplo, así como su mantenimiento en condiciones operativas durante todos los años de operación del software ERP, así como el personal interno o externo que trabajará en esta infraestructura.

El otro riesgo que debe medirse al cambiar a la nueva solución es la pérdida de negocio en caso de que surja un problema.

No hay proyecto exitoso sin tener un equipo de proyecto disponible del lado del cliente. Dependiendo del tamaño de la empresa, será necesario contar con un gerente de proyecto a tiempo completo durante toda la duración del proyecto (o incluso después del proyecto) y en usuarios clave por departamento que puedan movilizarse para describir y validar procesos. especialmente.

Algunos softwares también requerirán costos de administración más altos que otros y, por lo tanto, más tiempo y empleados / usuarios para planificar.

 

6. ¿Y si la solución fuera calcular el ROI de mi proyecto ERP?

La elección e implementación de un ERP tiene un impacto organizacional en la empresa y el presupuesto requerido a veces puede ser alto. Pero la mayoría de las empresas que han invertido y se han comprometido con su proyecto ERP pueden ver los beneficios con la optimización de los procesos y de las tareas administrativas. La inversión en una solución ERP debe calcularse, ante todo, en función del ROI que puede aportar a tu negocio.

 

Tabla resumen de los diversos costos asociados con el proyecto de software ERP