¿Cómo implementar un ERP en tu empresa?

Cuando inicias un proyecto ERP, es fundamental que tu equipo esté preparado para evitar los numerosos obstáculos que podrían frenar su éxito. La implementación de un proyecto ERP supone un vuelco para cualquier empresa porque sus empleados tendrán que adaptarse a un nuevo sistema de gestión y basar su trabajo administrativo en esta nueva herramienta. En este artículo, veremos los errores más comunes y los recursos necesarios para evitarlos.

Obtener el acuerdo de la dirección

Puede parecer sorprendente, pero es una de las razones más comunes por las que un proyecto ERP falla. En algunos casos, las empresas pueden invertir una cantidad significativa de tiempo, hasta varios meses, investigando y evaluando soluciones ERP, solo para descubrir que el acuerdo de los líderes no era realmente un acuerdo final.

Asegúrate de haber identificado a las personas autorizadas para dar su aprobación al proyecto ERP. El acuerdo del líder y el equipo de gestión en algunos casos puede no ser suficiente. En ocasiones también requiere el acuerdo de personas clave como el gerente de finanzas y el contador para que se valide el proyecto ERP.

También es muy importante anunciar de manera precisa y detallada al equipo de gestión, el costo total del proyecto ERP. El proyecto no solo representará una inversión financiera significativa, sino que también requerirá que los usuarios clave de tus equipos le dediquen mucho tiempo para obtener el éxito deseado.

Constituir el equipo adecuado para el proyecto

Cualquier implementación de software "mayor" requiere un compromiso significativo de todo tu equipo. En el caso de un ERP, el proyecto puede durar varias semanas o incluso varios meses y es más fácil confiar este proyecto a personas que están más disponibles que los de alto rendimiento, lo cual es un grave error.

Es fundamental identificar a los empleados que conocen perfectamente las áreas y que estarán implicadas en este nuevo proyecto: producción, finanzas, RRHH, gestión de proyectos, administración, entre otros. Es muy importante involucrar al personal operativo, más que a sus responsables. Los usuarios clave son aquellos que están en el corazón del negocio y conocen cada detalle.

Una vez que hayas definido tu equipo, tendrás que convencer a todos tus empleados del proyecto ERP de la importancia de este proyecto para tu empresa. Generalmente a este proceso se le conoce como Gestión del Cambio para disminuir la resistencia al cambio por parte de los trabajadores.

Identificar las necesidades clave de tu empresa

La mayor parte de la investigación antes de seleccionar un software ERP debe centrarse en definir tus procesos que te permitirán comprender las necesidades clave de tu empresa. Este enfoque ayuda a evitar gastos innecesarios en un sistema ERP que no satisface las necesidades de tu negocio.

También debes tener en cuenta que el software ERP no llenará los vacíos en tu empresa. Si tu empresa nunca ha realizado la contabilidad de la "manera correcta", será muy difícil que tu empresa vuelva al camino correcto a través de un ERP. Primero se tienen que tener procesos y metodologías definidas de la forma correcta para después pensar en una migración.

Como hemos visto antes, identificar estos procesos dentro de la empresa es importante pero también debes de definir los objetivos de tu empresa, por ejemplo:

• Reducir los costos operativos

• Reducir los tiempos de logística y fabricación

• Optimizar la cadena de producción

• Integrar nuevas regulaciones

• Diversificar productos y servicios

• Toma de decisiones en tiempo real

• Entrar a nuevos mercados

Al identificar objetivos claros, podrá identificar los puntos que pueden impedirte alcanzar esos objetivos.

Involucrar los usuarios desde el principio 

A lo largo del proyecto, incluso si el proyecto está progresando bien, no debes subestimar la resistencia al cambio de tus empleados. Si no involucras a tus empleados en el proyecto desde el principio, la adopción del sistema puede ser lenta. Si además de eso, no les permites tomar posesión de este nuevo proyecto, no funcionará.

Obviamente es difícil para todos tus empleados adoptar desde el principio pero al tener en cuenta sus comentarios y preguntas sobre el proyecto, se sentirán más involucrados en su éxito. Es importante tener un horario de escucha para este tipo de proyecto.

No importa cuánto intentes incluir a tus empleados, habrá resistencia. La resistencia al cambio está en la naturaleza humana. Una formación exhaustiva permitirá a los usuarios adquirir la confianza necesaria para adoptar el nuevo sistema.

Tomar en cuenta el sector y tamaño de tu empresa

Al elegir una solución ERP, diseñada para satisfacer los desafíos y necesidades de tu industria y adaptarse al tamaño de tu negocio, minimizarás las dificultades que encontrará en la implementación.

Las soluciones ERP para las pymes suelen estar preconfiguradas y son más rápidas de implementar. Por lo general, tienen un alcance funcional bastante amplio, pero gestionan procesos estándar y menos específicos. Si deseas características específicas de tu sector, algunos proveedores pueden ofrecerte desarrollos específicos con un costo adicional.

Las soluciones ERP para grandes empresas son más funcionales y adaptables, pero requieren más configuraciones durante la fase de proyecto. La fase de implementación suele ser más larga y costosa. Sin embargo estos ERP pueden tener módulos específicos para tu sector de actividad como: transporte, hoteles, producción entre otros.

Trabajar con datos y documentación relevantes

Limpiar tus datos corporativos, es decir, verificar que tus datos sean relevantes, actuales y seguros, representa una importante inversión de tiempo. Pero será muy útil para el proyecto ERP. Iniciar un nuevo ERP con datos obsoletos es correr el riesgo de fallar. Si estás contento con recuperar datos de tu antiguo sistema, es posible que tu nuevo ERP no esté a la altura de tus expectativas y no esté a la altura de sus capacidades.

El proyecto ERP generará modificaciones en determinados procesos de negocio, por lo que tienes que documentarlos proporcionando a tus empleados un repositorio para que puedan definir con precisión sus tareas administrativas y operativas así como los procesos críticos de su función.

No subestimes los problemas que puedas encontrar, vinculados a la salida o al cambio de función de algunos de tus colaboradores. Podrían provocar la pérdida de información crucial.

Un proyecto ERP requiere mucho tiempo y paciencia, hay que aprovechar de las cualidades de tus gerentes y líderes de proyecto. A lo largo del proyecto, no olvides a tus empleados que son personas clave en la realización exitosa del proyecto tanto en la fase inicial (preparación para el cambio, definición de los procesos) como durante el proyecto (usuarios clave, capacitación, funciones críticas).