Manejo de datos: Excel vs ERP, ¿Cuál es la mejor solución para tu empresa?

En muchas empresas es común pensar que Excel es la mejor manera de aprovechar los datos de tu empresa. Según un estudio de Deloitte, el 70% de las empresas utilizan Excel para datos y procesos sensibles. La razón principal es la facilidad de manejo: Excel es familiar y fácil de usar porque la mayoría de tus empleados han tenido que trabajar con Excel durante sus carreras. Es una poderosa herramienta profesional para almacenar y manipular varios datos.

Sin embargo, Excel presenta muchos desafíos, desde la seguridad y precisión de sus datos hasta el error humano y la eficiencia.

Una solución integrada como un ERP te permitirá controlar mejor tus datos, así como los procesos de negocio y decisiones importantes, lo que hará que tu producción sea más fluida y eficiente, sin embargo el costo es generalmente mayor. En este artículo compararemos diferentes criterios para evaluar qué herramienta es la más efectiva para administrar tus datos comerciales.‍

Excel vs ERP - Riesgo de error

El error humano puede infiltrarse en cualquier sistema que se use por una persona, pero Excel es más susceptible al error humano. En un estudio de KPMG con una muestra de 22 hojas de cálculo, la consultora encontró errores en el 91% de ellas.

No hay estudios similares disponibles para los sistemas ERP, pero debido a que Excel no es un sistema único e integrado como un ERP, Excel es más vulnerable a los errores humanos. En lugar de estar centralizado e integrado como un ERP, varias áreas de tu organización se basarán en diferentes hojas de Excel para recopilar datos. Por lo tanto, el riesgo de error es multiplicado porque los datos no están centralizados, por lo que cada vez que se ingresan los datos manualmente existe el riesgo de error.

Los datos como en un ERP no son únicos, por lo que una vez que se comparte un conjunto de hojas de cálculo con todos tus empleados, ya no tiene control sobre ellos.

Los datos en Excel no se actualizan en tiempo real y no existe la certeza de qué cambios se han realizado en tus datos después de compartir una hoja de cálculo o si todos tus empleados están usando el conjunto de datos correcto.

Excel también se basa en fórmulas y funciones para manipular datos, que es otro lugar donde el error humano puede infiltrarse. Si una función se ingresa incorrectamente, terminará con datos incorrectos. Por el contrario, el ERP tiene sus funciones de cálculos integrados. Son los mismos para todos tus empleados, por lo que el riesgo de error de cálculo es casi nulo.

Los sistemas ERP, por otro lado, te brindan una única fuente de datos que toda tu empresa puede usar: los empleados que tú selecciones y con los permisos necesarios en tu empresa pueden acceder a los mismos datos confiables.

Los ERP también están listos para usar con muchas herramientas de análisis e informes automatizados, lo que significa que las funciones de Excel ahora son cosa del pasado. Los sistemas ERP eliminan la duplicación de trabajo mediante la automatización y la integración, por lo que hacen que la manipulación de datos sea más fácil y confiable.‍

Excel vs ERP – Eficiencia

 Esto se mencionó anteriormente, pero Excel puede ser extremadamente ineficiente para tu negocio porque uno de los principales problemas con Excel es la necesidad de volver a ingresar datos una y otra vez. Por ejemplo, si creas cotizaciones para tus productos en Excel, deberás crear manualmente órdenes de compra / venta a partir de esas cotizaciones en una hoja de cálculo o sistema independiente.

Cada informe, cotización u orden debe crearse hoja por hoja. La única forma de administrar tu inventario es permitir que uno de tus empleados ingrese y actualice manualmente la información para cada movimiento. El uso de un programa como Excel también puede aumentar las posibilidades de perder archivos al eliminarlos accidentalmente o debido a un bloqueo del sistema.

Otro problema con las hojas de cálculo es que están aisladas del resto de tu negocio, lo que dificulta la colaboración. Aunque Microsoft OneDrive ofrece versiones móviles de Office y Excel, e incluso hojas de cálculo de Excel basadas en la nube, estos productos tienen distintos inconvenientes y no siempre admiten la colaboración.

Por ejemplo, es difícil controlar las hojas de cálculo cuando varios usuarios intentan acceder y editar documentos al mismo tiempo. Por el contrario, una solución ERP alojada en la nube tiene controles integrados para administrar varios usuarios. Está diseñado para apoyar a los trabajadores remotos y agregarlos a la fuerza laboral local.

Un sistema ERP te permite rastrear información en tiempo real sin la necesidad de múltiples hojas de cálculo. Los datos recopilados por un ERP se pueden compartir fácilmente con todos tus empleados a través de los sistemas de autorización de acceso a tus usuarios.

Los ERP también ofrecen una visibilidad completa de todos tus procesos administrativos gracias a los cuadros de mando disponibles en tiempo real. Un sistema ERP puede utilizar eficazmente estos datos para proporcionar información esencial sobre el desempeño de tu  empresa y mejorar tus capacidades de toma de decisiones. 

Excel vs ERP – Análisis

A diferencia de Excel, el ERP puede proporcionarte un flujo de datos financieros integrado en tiempo real que puede recopilar automáticamente datos de facturación de todas las áreas de la organización. Esto significa que tu empresa tiene un sistema centralizado para todas las actividades financieras (facturación, pagos/ cobros a proveedores y clientes).

Los ERP también pueden analizar el desempeño de tus empleados en comparación con los costos y plazos del proyecto. Un sistema de flujo de trabajo completo en tu ERP puede brindarle a tu equipo la información que necesitan en todo momento para asegurarse de que el proyecto en el que están trabajando esté enfocado.

Y el ganador es...

Los ERP son claros ganadores y son los primeros en términos de gestión de datos y optimización de procesos operativos. Si bien es una buena herramienta comercial, Excel no cuenta con todas las capacidades para gestionar todos los datos de tu empresa sobre todo porque estas herramientas siguen siendo una herramienta de cálculo y entrada de datos que no permite en ningún caso analizar datos y automatizar tus procesos de negocio.

Excel puede ser una solución inicial cuando empiece tu negocio, pero debe seguir siendo una solución temporal porque los inconvenientes de ERP y sus costos son más altos, pero los beneficios a largo plazo serán muy importantes para ayudar en la gestión de tu negocio.