Contabilidad

ExpertEasy ERP

2021-04-12

Contabilidad

Hoy en día, la mayoría de nuestras empresas cuentan con algún ERP o módulo de contabilidad. El software de contabilidad es una herramienta para registrar las actividades diarias de la area de contabilidad de tu empresa, además de facilitar la gestión contable al automatizar determinadas tareas y centralizar los datos.

  • ¿Qué software elegir entre un ERP o un software de contabilidad?
  • ¿Cuáles son los beneficios para un contador de utilizar un ERP?

 

Las funciones contables de un ERP

Los ERP contables cuentan con funcionalidades para agilizar los procesos administrativos, pero enfocándose en la materia contable. Veremos las principales funcionalidades que debe tener un ERP contable:

Contabilidad general

Ofrece una imagen completa de los activos, la situación financiera y los resultados de tu empresa (plan de cuentas, balances, bancos, etc). Facilita la configuración de modelos de contabilización y permite la entrada guiada al tiempo que garantiza el cumplimiento y control de los estándares contables. Además de estar siempre actualizados de acuerdo a las normativas del SAT.

Contabilidad analítica

Ofrece la posibilidad de tener una visión de tus datos orientado a tu core de negocio. Idealmente, la contabilidad analítica está separada de la contabilidad general y te permite beneficiarte de las ediciones de tipo balance y estado de resultados desde un punto de vista analítico. En conexión con una herramienta de contabilidad presupuestaria, permite seguir las diferencias entre el pronóstico y el real a través de reportes analíticos.

Cálculo de impuestos automático

Un buen software contable va a incluir todos los impuestos desglosados en un XML, tanto IVA a diferentes tasas, como retenciones que se podrían llegar a presentar en el día a día.

Contabilidad Electrónica

La contabilidad electrónica es obligatoria para todos los contribuyentes desde 2015 como parte del proceso de digitalización fiscales. Los ERP comparten la información en formato XML incluyendo las operaciones y actividades de la empresa para poder subir esa información directamente al SAT.

Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar

Dentro de la Contabilidad General, aparte de las pólizas de diario, se deben de considerar las pólizas de ingreso y egreso para llevar correctamente tus movimientos financieros. Hoy en día hay empresas que dejan que sus contadores generen estas pólizas, pero ellos no llevan un correcto seguimiento de lo que les deben sus clientes y lo que deben a proveedores, por lo que pueden caer en inconsistencias.

Un buen ERP contable, debe de considerar automatizar esta parte, para que al momento de que generen la factura de Ingreso, se detone la Cuenta por Cobrar y posteriormente la póliza de Ingreso al momento de registrar el Cobro. Algo similar debe de pasar con Cuentas por Pagar.

 

Beneficios de tener un ERP

Un ERP contable es ante todo un marco financiero que ayuda al área gerencial y de dirección a monitorear el desempeño de la empresa y optimizar la toma de decisiones. Otros beneficios son los siguientes:

  • Ahorro de tiempo gracias a la automatización de tareas mediante el ingreso de asientos contables automatizados permite que los recursos se concentren en actividades de mayor valor.
  • Riesgo reducido de errores de captura de información: actualizaciones de datos contables en tiempo real, repositorio financiero único, intercambio de información en todo el ERP.
  • Trazabilidad y fiabilidad de los datos. Conoces en todo momento quién realizó qué movimiento.
  • Datos en tiempo real: El ERP con sistema de gestión contable ofrece una visibilidad en profundidad de la salud fiscal de la empresa. Esto asegura que tenga la forma más eficiente de ver información financiera, monitorear costos, medir ingresos y administrar otros aspectos de su proceso contable.
  • Capacidades de generación de informes: el departamento de contabilidad tiene que dedicar mucho tiempo a preparar informes financieros en diferentes formatos para accionistas, agencias reguladoras de impuestos, bancos y muchos otros. Un sistema ERP ofrece un mejor control sobre la información contable. Incluye filtros integrados y personalizables que se pueden aplicar según sea necesario para generar rápidamente informes financieros precisos.
  • Seguridad de los datos financieros: los datos financieros son altamente confidenciales y, por lo tanto, requieren protección contra transacciones fraudulentas. El software ERP proporciona seguridad de varios niveles a la información almacenada y proporciona acceso basado en roles a los usuarios autorizados para evitar violaciones de seguridad.

 

¿Un ERP integrado o un software de gestión contable específico?

La principal diferencia entre un ERP y un software de contabilidad radica en la integración con otras soluciones.

El software de contabilidad solo cubre un alcance limitado de funcionalidades, mientras que ERP cubre todos los servicios de la empresa, desde que realizar la compra de materia prima hasta la facturación, e incluye un módulo de contabilidad como un "receptor" central para los datos de tu empresa.

En este sentido, los ERP son soluciones globales que ofrecen herramientas para cada negocio, proporcionan un análisis completo de la situación del negocio (datos e indicadores en tiempo real, herramienta analítica y predictiva, etc.) centralizando e integrando todos los parámetros y datos de la empresa. Los ERP te pueden ofrecer así una visión global y unificada de tu organización.