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2020-06-25

ERP

¿Deseas elegir un ERP para tu negocio o deseas cambiarlo pero no sabes por dónde empezar?

En este artículo, te ayudaremos a enumerar los puntos importantes a tomar en cuenta al elegir un ERP. En primer lugar, un ERP es un software de gestión empresarial que te permite centralizar tus datos empresariales en un solo lugar. Su objetivo principal es facilitar la gestión empresarial a través de la automatización de procesos como la contabilidad, facturación electrónica, inventarios, etc.

La elección del ERP no es una elección a la ligera, ya que representa una inversión significativa y a largo plazo. Esta elección tendrá un impacto directo en tu organización y en la administración de tu negocio. Pero no te preocupes, gracias a esta lista puedes prestar atención a los criterios de selección importantes al momento de elegir un ERP.

 

1º Criterio: Tus necesidades y requisitos

Este criterio es, por mucho, el más importante y el más complejo porque es necesario encontrar y definir tus necesidades reales, las cualidades necesarias y las funciones esenciales que debería de tener tu ERP. Para responder a este primer criterio, debes  hacer una declaración sobre tu situación con las siguientes preguntas:

  • ¿Cuáles son las debilidades de mi sistema actual?
  • ¿Qué procesos quiero optimizar?
  • ¿Estas debilidades en mi sistema actual afectan mis ventas y clientes?
  • ¿Cuáles son mis proyectos futuros para mi negocio?
  • Si ya tienes un ERP, ¿qué nuevas funciones quiero?

Si tu empresa está dividida en diferentes departamentos, es aconsejable consultar a tus empleados por departamento para conocer sus puntos de vista y expectativas sobre el ERP. Finalmente, será necesario reunir todos los criterios de selección en orden de importancia: desde los críticos, hasta los menos importantes para asegurarte de elegir el ERP que satisfaga tus necesidades.

 

2º Criterio: La estructura de tu empresa

Una vez que se han definido las necesidades, es aconsejable destacar la estructura organizativa de tu empresa, es decir, definir si tu empresa es dinámica y depende de nuevas tecnologías o, por el contrario, es más conservadora. También ten en cuenta el número de empleados de tu empresa y tu proyecto de expansión.

Es importante hacer las preguntas correctas, ¿cuáles son mis planes futuros? ¿Para cuántos usuarios necesito el ERP?

Una empresa que vende productos no tendrá las mismas necesidades que una empresa que ofrece servicios en términos de inventario, gestión de inventario. Si deseas mejorar tu servicio al cliente, necesitas un software que pueda administrar tus contactos y pedidos. Finalmente, si quieres internacionalizar tu empresa, vas a necesitar un ERP que maneje varios idiomas y monedas.

 

3º Criterio: Inversión

No puedes evitar el criterio de inversión, porque adquirir un ERP es adquirir un activo a largo plazo. Es necesario definir los siguientes costos:

  • Costo de adquisición
  • Costo de configuración / implementación
  • Costo de propiedad (licencia por mes / año / perpetuo)
  • Costo de capacitación
  • Costo de infraestructura
  • Costo de actualizaciones

Esta lista puede dar miedo, pero el detalle de tus costos te permitirá elaborar una lista de costos de inversión relacionados con la obtención de un ERP. Por otro lado, puedes evaluar, los beneficios vinculados a la economía en ciertas operaciones, mejorar las ventas o incluso optimizar tu cadena de logística.

 

4º Criterio: Resistencia al cambio

Obviamente, los empleados tienen un lugar esencial en la gestión del ERP porque los colaboradores serán aquellos que trabajarán diario con el nuevo software. Trata de evaluar el grado de adaptación tecnológica de tus empleados haciendo la pregunta: ¿Con qué facilidad o dificultad mis empleados adoptarán este sistema?

La adopción de un ERP por parte de tus empleados es una parte crucial en la finalización exitosa del proyecto. Este proceso llevará tiempo a través de la capacitación. Por lo tanto, es importante elegir un software que pueda ser utilizado por todos tus empleados sin dejar de lado la capacitación (tiempo, tamaño del equipo) ofrecida por el proveedor de ERP. Dependiendo el tamaño del proyecto, es de suma importancia determinar un equipo de gestión del cambio para asegurar la aceptación del nuevo ERP.

 

5º Criterio: Adaptabilidad

Para hablar de la adaptabilidad de un ERP, veremos 2 puntos: la flexibilidad del software con tus necesidades y la facilidad de integración sin perder las mejores prácticas en cuanto a procesos de negocio se refiere.

La adaptabilidad de un ERP se mide por la flexibilidad del software para poder realizar mejoras o desarrollos a corto y mediano plazo de acuerdo al ritmo de crecimiento de tu negocio, sin dejar de lado las mejores prácticas. Otro punto a destacar, es que el ERP debe facilitar tus tareas y operaciones diarias, por lo que debe poder integrarse a alguno de los sistemas existentes, como tus interfaces comerciales o tu CRM evitando la duplicidad de datos y minimizando los errores de captura.

El objetivo de la implementación de cualquier ERP es integrarlo lo más posible con las áreas de tu negocio, lo cual te permitirá obtener un considerable ahorro de tiempo en las tareas diarias de tu operación.

 

6º Criterio: Credibilidad del proveedor

Antes de proceder con la adquisición de un ERP, es recomendable verificar el historial del proveedor. ¿Cuánto tiempo lleva el proveedor ofreciendo un ERP? ¿El software está implementado en varias compañías? ¿Podemos conocer sus casos de éxito o llamar a clientes del proveedor?

No dude en consultar las opiniones y comentarios de los clientes sobre este software porque obtenerlo es una inversión a largo plazo, así que asegúrate de que el  ERP pueda seguir con tu empresa el mayor tiempo posible.

 

7º Criterio: Servicio al cliente

El ERP te acompañará en la gestión de tu negocio. En el futuro, puedes encontrar eventos imprevistos. No debe importar el tipo de los nuevos proyectos, es importante contar con el apoyo de tu proveedor de software. Tómate el tiempo para analizar las diferentes opciones de servicio al cliente que ofrece el proveedor.

  • ¿Qué incluye el soporte técnico? ¿Es gratis?
  • ¿Cuáles son los horarios del servicio al cliente?
  • ¿Cuáles son los datos de contacto disponibles (Teléfono, correo, mensajería instantánea)?
  • ¿Cuentan con pólizas de soporte extendido?
  • ¿Cuentan con manuales de usuario?
  • ¿En qué idioma se hace el soporte técnico?

Asegúrate que tienes soporte remoto disponible durante tus horas de trabajo y que tienes una buena relación con el proveedor.

 

8º Criterio: Infraestructura ¿en la nube o local?

Con la llegada de los ERP en la nube, es importante preguntarte sobre las necesidades de tu negocio en la nube o localmente y sobre las ventajas y desventajas de cada solución.

Nubevslocal

 

9º Criterio: Industria

Tu industria puede tener necesidades especiales que son únicas para ella. Asegúrate de seleccionar un ERP que se adapte a las necesidades de tu industria. Hay ERP muy especializados en el mercado, como por ejemplo para la industria hotelera, la construcción, el transporte o los servicios logísticos.

Para definir el ERP correcto, pregunta a diferentes empresar de tu mismo sector empresarial sobre cuál ERP utilizan y por qué. También puedes simular un ciclo operativo-comercial con tu proveedor de ERP para verificar que satisfaga perfectamente tus necesidades.