Lo que debes saber de un ERP

¿Qué es un ERP?

El término ERP se refiere a Enterprise Resource Planning (por sus siglas en inglés), que significa “planificación de recursos empresariales”. Un ERP es un sistema que te ayuda a tener un mayor control en las actividades de tu empresa.

Con un ERP puedes registrar la información diaria de tu empresa,  tener un control más detallado y preciso de los procesos internos, así como la integración de estos procesos con las diferentes áreas de negocio, como lo son:

• Contabilidad
• Cuentas por Pagar/Cobrar
• Inventarios, Recursos Humanos
• Facturación Electrónica entre otros.

Cuando integras un ERP a tu empresa, este se convierte en la “columna vertebral” de tu negocio. Los sistemas ERP se caracterizan por la independencia e interconexión de sus módulos, los cuales se encuentran compartiendo una base de datos centralizada.

 

¿ERP local o en la nube?

Un ERP se puede encontrar en la nube o local. La mayor diferencia entre los dos es que el ERP local se encuentra fijo en una empresa y el ERP en la nube tiene la capacidad de ser adaptable a tu lugar de trabajo por medio de cualquier dispositivo con conexión a Internet.

ERP en la nube   

El ERP en la nube consiste en externalizar el almacenamiento de tus datos, ya no en discos duros o servidores ubicados en tu empresa, sino en centros de datos especializados, a los que se puede acceder desde Internet.

• Implementación: No se requiere inversión en nuevo hardware ni personal para la implementación de la infraestructura, ya que la implementación puede ser remota.
• Actualizaciones: Mejoras y nuevas versiones del sistema se instalan de forma automática, por lo que estas actualizaciones son transparentes para los usuarios.  
• Servidores en la nube: No requieren un mantenimiento especializado de hardware o software, dando como resultado un ahorro significativo de costos en tu empresa.
• Seguridad: El centro de datos especializado cuenta con protección adecuada contra amenazas internas como externas.

ERP local

Se dice ERP “local” porque se encuentra físicamente al interior de la empresa. La operación se hace al nivel de la empresa con sus propios servidores, equipo y software, razón por la cual las actualizaciones del programa y su mantenimiento están a cargo del negocio.

• Implementación: En caso de tener a la gente especializada, licencias e infraestructura, la implementación puede realizarse a la medida de los requerimientos de la empresa.
• Actualizaciones: A diferencia de un ERP en la nube, en donde las versiones se actualizan automáticamente; en un servidor físico, tendrían que instalar manualmente cada nueva versión, parche o actualización del sistema.
• Costos: El costo inicial es mayor con un ERP local, pero el costo total de propiedad puede terminar siendo menor si se cuenta con todos los recursos necesarios para la operación y mantenimiento del día a día del centro de datos local.
• Seguridad: Cuando se instala un ERP en tus instalaciones, tienes la responsabilidad de implementar las medidas de seguridad necesarias para salvaguardar tu información y la de tus clientes. Muchas veces se tiene que optar por tercerizar este servicio, lo cual te genera una renta mensual.

 

¿Cuáles son las ventajas de un ERP?

• Optimización de los procesos de gestión

Un ERP automatiza los procesos de negocio seleccionados, gracias a la centralización de la información en una base de datos integral. Esta optimización de procesos libera a los empleados de ciertas tareas pesadas y así permite un mejor rendimiento.

• Consistencia, homogeneidad y unificación de la Información

La información está centralizada en el sistema. Este sistema permite evitar la redundancia de información entre los diferentes departamentos de la empresa. El ERP igualmente, evita la restitución de información divergente entre los distintos departamentos, fuente de muchos errores diarios.

• Mejor comunicación interna

Al compartir información, el negocio se beneficia de una mejor coordinación, haciendo que su acción sea más eficiente y lógica.

• Mayor trazabilidad y control

Con el historial o bitácora de registro del ERP, te permite visualizar cada tarea que realizaron los usuarios y el tiempo dedicado al trabajo elaborado.

• Ayuda a optimizar la toma de decisiones

La centralización y trazabilidad de los datos permiten a la empresa disfrutar de una comunicación interna mucho mejor junto con una toma de decisiones más rápida, siendo beneficiados por los múltiples reportes gráficos y numéricos que este tipo de sistemas ofrecen al cliente.

• Adaptación a las necesidades de tu empresa

Antes de una implementación del ERP, se debe realizar un análisis de las necesidades del cliente y ver qué áreas o módulos del ERP son óptimos para los procesos de la empresa. Con base en el análisis realizado, se elabora una cotización y consultoría para determinar los procesos específicos de la empresa y la adaptación del ERP a las necesidades del negocio. Un ERP está constantemente actualizado para que se ajuste a tu empresa y a las leyes fiscales vigentes.

• Reducción de costos

Al definir la implementación de un ERP, se simplifican y se optimizan los procesos operativos de la empresa y también se reducen significativamente los costos de capacitación del personal. De hecho, los empleados solo tendrán que dominar una herramienta y no un software para cada una de las tareas.

Los procedimientos se simplifican y, por lo tanto, se ahorra tiempo que puede invertirse en otras actividades y a largo plazo disminuir costos.

• Ahorro de tiempo

La productividad de la empresa se ve afectada positivamente, especialmente, porque el software ERP cubre todas las funciones clave y las fuentes de éxito de la estructura. Los ERP permiten ahorrar tiempo en los procesos explotando las nuevas disposiciones fiscales y legales, por ejemplo, la facturación electrónica permite enviar facturas en unos minutos directamente al cliente, afectando Cuentas por Cobrar y disparando la provisión de la factura. Antes de estas disposiciones, la facturación tardaba algunos días hasta llegar al cliente (generación, validación, envío, recepción, control y aceptación) para posteriormente registrarlo de forma manual en Cuentas por Cobrar y Contabilidad.

• Seguridad de la información

La información se encuentra protegida en una base de datos encriptada y debe de estar respaldada por las medidas necesarias tanto internas como externas de un centro de datos especializado o bien su centro de datos local. Solo los usuarios autorizados tienen acceso al sistema y a sus datos.

 

¿Cuáles son las tendencias de los ERP?

Con los cambios en los requerimientos fiscales, legales y de la misma Industria, los ERP también están evolucionando. El futuro de los ERP exhibe el futuro de los negocios, con el aumento de las tecnologías de la información y los servicios de desarrollo de aplicaciones móviles. Las empresas están cada vez más orientadas a la implementación de nuevas tecnologías que optimicen su productividad y les brinde seguridad, y por ende que les genere mayor reducción de costos.

La adaptación tendrá un lugar principal en la evolución de los ERP. Las empresas optarán por la personalización de los mismos, situación que les ayudará a mantenerse al día con las tendencias de la industria.

Otras tendencias muy importantes son la inteligencia artificial y minería de datos que están impactando todas las facetas de las operaciones comerciales. El concepto de aprendizaje automático va a revolucionar el ERP y ayudará a las empresas a alcanzar altos niveles de automatización.